Almas Industries –
international tätiger Anbieter von Sicherheitstechnik für Unternehmen – stand
Anfang 2019 vor einer großen Herausforderung: Das bestehende AUREA CRM-System
wurde den Ansprüchen an das stark wachsende Business nicht mehr gerecht. Die
Lösung: ein Umstieg auf Microsoft Dynamics 365.

Die Verantwortlichen von Almas Industries sahen in den Herausforderungen, die sich durch den Umstieg ergeben, vor allem auch die Chance, ihre digitale Transformation voranzutreiben und gemeinsam mit unserem Team den Grundstein für weitere (Geschäfts-)Möglichkeiten zu legen.

Die Ausgangssituation

Durch das signifikante
Wachstum des Geschäftsbereichs von Almas Industries stieß das bestehende CRM-System
an seine Grenzen. Die verantwortlichen Units hatten Probleme, ihre Sales-Performance
zu tracken, Sales-Prozesse sinnvoll abzubilden und zu optimieren und auch die
eigenen Außendienstmitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Denn
sämtliche Field-Service-Prozesse waren bislang überhaupt noch nicht im Einsatz.

Anfang 2019 fiel die
Entscheidung daher auf Dynamics 365. Aufgrund auslaufender Lizenzen der
bestehenden Lösung sollte das CRM von Microsoft schnellstmöglich implementiert
und innerhalb eines Jahres mit allen Funktionen in mehreren Ländern zum Einsatz
kommen.

Neben dem daraus
resultierenden straffen Zeitplan für die Einführung von Dynamics 365 gab es
noch weitere Herausforderungen, die es zu beachten gab:

• Zusammenführung unterschiedlicher E-Mail-Systeme
• Zusätzliche Integration eines Invoicing-Prozesses

Die Umsetzung

Zuallererst wurde in einem Workshop der gesamte Umstellungsprozess besprochen und definiert, die Migration selbst erfolgte mithilfe des von uns entwickelten Tools gomigrate. Damit konnte die erfolgreiche Abwicklung folgender Prozesse sichergestellt werden:

• Systematische Datenmigration von Alt-Systemen in Dynamics 365
• Detaillierte Protokollierung und effizientes Errorhandling
• Import und Export in alle gängigen Datenformate
• Datensynchronisation zwischen mehreren Systemen
• Übernahme bestehender Datenstrukturen
• Lokale Datensicherung von Cloud-Inhalten

Durch den Einsatz von gomigrate verlief die Migration mit minimalen Eigenaufwand seitens Almas Industries und die unterschiedlichen Units wurden im laufenden Geschäftsbetrieb nicht beeinflusst. Die tägliche Arbeit konnte somit reibungslos und ohne Unterbrechung fortgesetzt werden.

Die Resultate

Innerhalb eines Jahres ist
Almas Industries gemeinsam mit unseren CRM-Experten der Umstieg auf Dynamics
365 gelungen, die Einführung hat zeitgleich in 8 Ländern stattgefunden. Neben
Österreich ist das CRM-System auch noch in den Märkten Frankreich, Deutschland,
UK, Irland, Portugal, Spanien und der Schweiz im Einsatz.

Die Implementierung deckt
bereits den kompletten Customer Life Cycle ab, die Mitarbeiter profitieren
sowohl von integrierten Sales-Prozessen (von der Lead-Generierung, über das
Verwalten von Angeboten und Verträgen, bis hin zur Verrechnung), als auch von
Field-Service-Prozessen und der aktiven Unterstützung des technischen
Außendienstes.

Weitere Vorteile, die sich
durch den Einsatz von Dynamics 365 ergeben haben:

1. Wirkungsvolles Data & Quote Management (einfache Eingabe neuer
   Prospects und Accounts sowie deren Verwaltung)
2. Vereinfachtes und leicht erlernbares Process-Management
3. Effektive Notifications & Dashboards (zur Verwaltung von Daily Tasks
   und Monitoring der Team Performance)
4. Optimierte Team-Produktivität (userfreundliche Oberfläche und vertraute
   Integration von Diensten wie Outlook, Excel, Word, Skype, …)
5. Vereinfachte Admin-Konfiguration für Work-Flow- und Data-Management
6. Verbesserte Stock-Management-Integration

Der Grundstein für eine erfolgreiche Zukunft wurde gelegt, auch Chai Yinghua – Projektleiterin von Almas Industries – zieht ein positives Resümee:

„Die Zusammenarbeit mit gorelate verlief perfekt. Gemeinsam mit unserem Team wurde das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Das Team von gorelate hat dabei stets schnell reagiert, hart gearbeitet und uns exzellent beraten.“

Chai Yinghua, Projektleiterin von Almas Industries

Dem Roll-Out in weiteren
Märkten steht nichts mehr im Wege und auch die Implementierung zusätzlicher
Services (z.B. unterschiedliche Marketing-Prozesse) steht bereits in den
Startlöchern.

Denken auch Sie an einen
Einsatz von Dynamics 365? Gerne können Sie uns kontaktieren – unsere Experten
sind jederzeit für Sie da und beraten Sie zu möglichen Umsetzungsmöglichkeiten
für Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche.