GBTEC x gorelate: Einheitliches Dynamics 365 & Harmonisierung des Sales-Prozesses
Als der Softwarehersteller GBTEC mit Sitz in Bochum das in Wien ansässige Unternehmen avedos (nun GBTEC Austria GmbH) übernahm, sollten natürlich auch das CRM und insbesondere der Sales Prozess vereinheitlicht werden. Das Ziel: Eine gemeinsame Dynamics Lösung in der Cloud mit abgestimmten Marketing- und Sales Apps. Wie das Projekt zustande kam und welche Herausforderungen es gab, davon erzählen Michael Dierks, COO & Vorstandsmitglied der GBTEC Gruppe, und Maximilian Hadek, Projektleiter bei gorelate.
Ausgangslage & Entscheidung für gorelate
Vor der Übernahme hatten beide Unternehmen Dynamics bereits im Einsatz, die Firma avedos jedoch noch eine veraltete On-Premise Version, während GBTEC bereits auf die Dynamics 365 Cloud-Lösung setzte. Nachdem klar war, dass man fortan mit einem gemeinsamen CRM arbeiten wollte, entschied sich GBTEC für gorelate als Implementierungspartner.
Herausforderungen & Umsetzung
Umgesetzt wurde Dynamics 365 Marketing und Sales. Die Marketingimplementierung konnte durch einen erfahrenen GBTEC Mitarbeiter mit nur geringer Unterstützung durchgeführt werden, der Sales-Bereich wurde von gorelate umgesetzt. Bei GBTEC und avedos waren die Sales Abläufe bedingt durch zwei unterschiedliche Produktlinien verschieden, durch die Fusionierung wurden die Prozesse vereinheitlicht. gorelate stand hier auch beratend zur Seite, sodass das Lead Opportunity-, Angebots- und Auftragserfassungs-Management ideal harmonisiert werden konnten. „Heute arbeiten beide Niederlassungen mit dem gleichen Sales Prozess und man sieht keinen Unterschied mehr, egal, ob man das CRM von Deutschland oder Österreich aus verwendet“, erzählt Max Hadek. „Wichtig ist, dass wir nun gemeinsam in einem zentralen System von verschiedenen Standorten aus den Vertriebsprozess bespielen können“, so Vorstandsmitglied Michael Dierks: „Leads können Standort- und Produktlinienübergreifend bearbeitet bzw. verteilt werden. Damit haben wir auch eine bessere Transparenz über alle Vertriebsvorgänge.“
Schnittstelle & Projektablauf
Parallel zum Umbau von Dynamics wurde von GBTEC Austria Microsoft Navision als neues ERP-System eingeführt – hier wurde eine Schnittstelle gebaut: Aufträge, die in Dynamics 365 generiert werden, werden ins ERP-System übertragen und dort weiterverarbeitet. „Das war eine echte Herausforderung, die wir mit viel Teamwork gemeistert haben!“, so Max Hadek. „Durch die Schnittstelle mit Navision kam es bei uns zu erheblichen Einsparungen bei der Anlage von Projektnummern für die Faktura und die Beratung“, freut sich Michael Dierks von GBTEC.
Da das Projekt während der COVID-19-Pandemie umgesetzt wurde, musste alles remote ablaufen. „Das hat wirklich außerordentlich gut geklappt, was ja nicht selbstverständlich ist“, erzählt Max Hadek: „Gelegen hat dies vor allem an einem super Projektteam und einer gelungenen Kommunikation!“ Hervorheben will der Projektleiter auch die Datenmigration: Diese wurde von gorelate aus den beiden Altsystemen ins gemeinsame neue CRM gebaut, sodass die Daten exakt übernommen werden konnten. Auch Michael Dierks zeigt sich mit dem Projektablauf zufrieden: „Die agile Projektvorgehensweise hat uns geholfen, Schritt für Schritt das Endergebnis zu verbessern.
Technische Highlights & Zukunftsmusik
„Als technisches Highlight des Projekts ist neben der ERP-Schnittstelle vor allem das Add On zur Adress-Validierung hervorzuheben“, erzählt Hadek: „Sobald man anfängt, etwa einen Straßennamen zu tippen, wird einem gleich alles vorgeschlagen – z.B. der Ort, das Bundesland und die Postleitzahl und in die entsprechenden Felder übernommen.“
Momentan ist eine Erweiterung der Microsoft Navision Schnittstelle geplant: Konkret geht es um die Übermittlung von Vertragsinformationen. Bis dato wurden über die Schnittstelle Aufträge von Dynamics 365 hin zu MS Navision übermittelt, jetzt soll der umgekehrte Weg von Navision ins CRM abgebildet werden, etwa Start- und Enddatum von Verträgen oder die spezifischen Leasing Modelle.
Gemeinsame Dynamics-Lösung, unabhängig vom Standort & der Produktlinie –Zusammenführen der beiden Unternehmen wird durch CRM unterstützt (z.B. Dateneinsicht bei bereits gemeinsamen Kund*innen)
Aus zwei wird eins: Harmonisierter gemeinsamer Sales-Prozess mit Lead-Opportunity-, Angebots- und Auftrags-management
Schnittstelle zu MS Navision für Auftragsmanagement
Standort in Österreich: Dynamics 365 nun auch online mit Cloud-Lösung statt On-Premise
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