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Dynamics 365 Sales Case Study
Theres Baumgartner

GBTEC x gorelate: Einheitliches Dynamics 365 & Harmonisierung des Sales-Prozesses

24. Oktober 2022/von Theres Baumgartner
Dynamics 365 Sales Case Study

Als der Softwarehersteller GBTEC mit Sitz in Bochum das in Wien ansässige Unternehmen avedos (nun GBTEC Austria GmbH) übernahm, sollten natürlich auch das CRM und insbesondere der Sales Prozess vereinheitlicht werden. Das Ziel: Eine gemeinsame Dynamics Lösung in der Cloud mit abgestimmten Marketing- und Sales Apps. Wie das Projekt zustande kam und welche Herausforderungen es gab, davon erzählen Michael Dierks, COO & Vorstandsmitglied der GBTEC Gruppe, und Maximilian Hadek, Projektleiter bei gorelate.

Ausgangslage & Entscheidung für gorelate

Vor der Übernahme hatten beide Unternehmen Dynamics bereits im Einsatz, die Firma avedos jedoch noch eine veraltete On-Premise Version, während GBTEC bereits auf die Dynamics 365 Cloud-Lösung setzte. Nachdem klar war, dass man fortan mit einem gemeinsamen CRM arbeiten wollte, entschied sich GBTEC für gorelate als Implementierungspartner.

Herausforderungen & Umsetzung

Umgesetzt wurde Dynamics 365 Marketing und Sales. Die Marketingimplementierung konnte durch einen erfahrenen GBTEC Mitarbeiter mit nur geringer Unterstützung durchgeführt werden, der Sales-Bereich wurde von gorelate umgesetzt. Bei GBTEC und avedos waren die Sales Abläufe bedingt durch zwei unterschiedliche Produktlinien verschieden, durch die Fusionierung wurden die Prozesse vereinheitlicht. gorelate stand hier auch beratend zur Seite, sodass das Lead Opportunity-, Angebots- und Auftragserfassungs-Management ideal harmonisiert werden konnten. „Heute arbeiten beide Niederlassungen mit dem gleichen Sales Prozess und man sieht keinen Unterschied mehr, egal, ob man das CRM von Deutschland oder Österreich aus verwendet“, erzählt Max Hadek.  „Wichtig ist, dass wir nun gemeinsam in einem zentralen System von verschiedenen Standorten aus den Vertriebsprozess bespielen können“, so Vorstandsmitglied Michael Dierks: „Leads können Standort- und Produktlinienübergreifend bearbeitet bzw. verteilt werden. Damit haben wir auch eine bessere Transparenz über alle Vertriebsvorgänge.“

Schnittstelle & Projektablauf

Parallel zum Umbau von Dynamics wurde von GBTEC Austria Microsoft Navision als neues ERP-System eingeführt – hier wurde eine Schnittstelle gebaut: Aufträge, die in Dynamics 365 generiert werden, werden ins ERP-System übertragen und dort weiterverarbeitet. „Das war eine echte Herausforderung, die wir mit viel Teamwork gemeistert haben!“, so Max Hadek. „Durch die Schnittstelle mit Navision kam es bei uns zu erheblichen Einsparungen bei der Anlage von Projektnummern für die Faktura und die Beratung“, freut sich Michael Dierks von GBTEC.

Da das Projekt während der COVID-19-Pandemie umgesetzt wurde, musste alles remote ablaufen. „Das hat wirklich außerordentlich gut geklappt, was ja nicht selbstverständlich ist“, erzählt Max Hadek: „Gelegen hat dies vor allem an einem super Projektteam und einer gelungenen Kommunikation!“ Hervorheben will der Projektleiter auch die Datenmigration: Diese wurde von gorelate aus den beiden Altsystemen ins gemeinsame neue CRM gebaut, sodass die Daten exakt übernommen werden konnten. Auch Michael Dierks zeigt sich mit dem Projektablauf zufrieden: „Die agile Projektvorgehensweise hat uns geholfen, Schritt für Schritt das Endergebnis zu verbessern.

Technische Highlights & Zukunftsmusik

„Als technisches Highlight des Projekts ist neben der ERP-Schnittstelle vor allem das Add On zur Adress-Validierung hervorzuheben“, erzählt Hadek: „Sobald man anfängt, etwa einen Straßennamen zu tippen, wird einem gleich alles vorgeschlagen – z.B. der Ort, das Bundesland und die Postleitzahl und in die entsprechenden Felder übernommen.“

Momentan ist eine Erweiterung der Microsoft Navision Schnittstelle geplant: Konkret geht es um die Übermittlung von Vertragsinformationen. Bis dato wurden über die Schnittstelle Aufträge von Dynamics 365 hin zu MS Navision übermittelt, jetzt soll der umgekehrte Weg von Navision ins CRM abgebildet werden, etwa Start- und Enddatum von Verträgen oder die spezifischen Leasing Modelle. 

Die Projekthighlights

 

Gemeinsame Dynamics-Lösung, unabhängig vom Standort & der Produktlinie –Zusammenführen der beiden Unternehmen wird durch CRM unterstützt (z.B. Dateneinsicht bei bereits gemeinsamen Kund*innen)

Aus zwei wird eins: Harmonisierter gemeinsamer Sales-Prozess mit Lead-Opportunity-, Angebots- und Auftrags-management

Schnittstelle zu MS Navision für Auftragsmanagement

Standort in Österreich: Dynamics 365 nun auch online mit Cloud-Lösung statt On-Premise

Über GBTEC

Die GBTEC Gruppe ist einer der führenden Spezialisten für die digitale Transformation von Unternehmen und bietet ihren Kund*innen smarte Softwarelösungen und exzellente Beratung. 

Mehr Infos: gbtec.com/de/

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Georg Gradinger

Almas Industries setzt auf Dynamics 365

12. Februar 2020/von Georg Gradinger

Almas Industries – international tätiger Anbieter von Sicherheitstechnik für Unternehmen – stand Anfang 2019 vor einer großen Herausforderung: Das bestehende AUREA CRM-System wurde den Ansprüchen an das stark wachsende Business nicht mehr gerecht. Die Lösung: ein Umstieg auf Microsoft Dynamics 365.

Die Verantwortlichen von Almas Industries sahen in den Herausforderungen, die sich durch den Umstieg ergeben, vor allem auch die Chance, ihre digitale Transformation voranzutreiben und gemeinsam mit unserem Team den Grundstein für weitere (Geschäfts-)Möglichkeiten zu legen.

Die Ausgangssituation

Durch das signifikante Wachstum des Geschäftsbereichs von Almas Industries stieß das bestehende CRM-System an seine Grenzen. Die verantwortlichen Units hatten Probleme, ihre Sales-Performance zu tracken, Sales-Prozesse sinnvoll abzubilden und zu optimieren und auch die eigenen Außendienstmitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Denn sämtliche Field-Service-Prozesse waren bislang überhaupt noch nicht im Einsatz.

Anfang 2019 fiel die Entscheidung daher auf Dynamics 365. Aufgrund auslaufender Lizenzen der bestehenden Lösung sollte das CRM von Microsoft schnellstmöglich implementiert und innerhalb eines Jahres mit allen Funktionen in mehreren Ländern zum Einsatz kommen.

Neben dem daraus resultierenden straffen Zeitplan für die Einführung von Dynamics 365 gab es noch weitere Herausforderungen, die es zu beachten gab:

  • Zusammenführung unterschiedlicher E-Mail-Systeme
  • Zusätzliche Integration eines Invoicing-Prozesses

Die Umsetzung

Zuallererst wurde in einem Workshop der gesamte Umstellungsprozess besprochen und definiert, die Migration selbst erfolgte mithilfe des von uns entwickelten Tools gomigrate. Damit konnte die erfolgreiche Abwicklung folgender Prozesse sichergestellt werden:

  • Systematische Datenmigration von Alt-Systemen in Dynamics 365
  • Detaillierte Protokollierung und effizientes Errorhandling
  • Import und Export in alle gängigen Datenformate
  • Datensynchronisation zwischen mehreren Systemen
  • Übernahme bestehender Datenstrukturen
  • Lokale Datensicherung von Cloud-Inhalten

Durch den Einsatz von gomigrate verlief die Migration mit minimalen Eigenaufwand seitens Almas Industries und die unterschiedlichen Units wurden im laufenden Geschäftsbetrieb nicht beeinflusst. Die tägliche Arbeit konnte somit reibungslos und ohne Unterbrechung fortgesetzt werden.

Die Resultate

Innerhalb eines Jahres ist Almas Industries gemeinsam mit unseren CRM-Experten der Umstieg auf Dynamics 365 gelungen, die Einführung hat zeitgleich in 8 Ländern stattgefunden. Neben Österreich ist das CRM-System auch noch in den Märkten Frankreich, Deutschland, UK, Irland, Portugal, Spanien und der Schweiz im Einsatz.

Die Implementierung deckt bereits den kompletten Customer Life Cycle ab, die Mitarbeiter profitieren sowohl von integrierten Sales-Prozessen (von der Lead-Generierung, über das Verwalten von Angeboten und Verträgen, bis hin zur Verrechnung), als auch von Field-Service-Prozessen und der aktiven Unterstützung des technischen Außendienstes.

Weitere Vorteile, die sich durch den Einsatz von Dynamics 365 ergeben haben:

  1. Wirkungsvolles Data & Quote Management (einfache Eingabe neuer Prospects und Accounts sowie deren Verwaltung)
  2. Vereinfachtes und leicht erlernbares Process-Management
  3. Effektive Notifications & Dashboards (zur Verwaltung von Daily Tasks und Monitoring der Team Performance)
  4. Optimierte Team-Produktivität (userfreundliche Oberfläche und vertraute Integration von Diensten wie Outlook, Excel, Word, Skype, …)
  5. Vereinfachte Admin-Konfiguration für Work-Flow- und Data-Management
  6. Verbesserte Stock-Management-Integration

Der Grundstein für eine erfolgreiche Zukunft wurde gelegt, auch Chai Yinghua – Projektleiterin von Almas Industries – zieht ein positives Resümee:

„Die Zusammenarbeit mit gorelate verlief perfekt. Gemeinsam mit unserem Team wurde das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Das Team von gorelate hat dabei stets schnell reagiert, hart gearbeitet und uns exzellent beraten.“

Chai Yinghua, Projektleiterin von Almas Industries

Dem Roll-Out in weiteren Märkten steht nichts mehr im Wege und auch die Implementierung zusätzlicher Services (z.B. unterschiedliche Marketing-Prozesse) steht bereits in den Startlöchern.

Denken auch Sie an einen Einsatz von Dynamics 365? Gerne können Sie uns kontaktieren – unsere Experten sind jederzeit für Sie da und beraten Sie zu möglichen Umsetzungsmöglichkeiten für Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche.

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Das Thema Kundenservice hat in den vergangenen Jahren einen starken Wandel durchlebt. Mitunter ist das wohl auch dem Umstand geschuldet, dass es heute eine Vielzahl an Kanälen und Möglichkeiten gibt, um mit einem Unternehmen in Kontakt zu treten. Umso wichtiger ist es, stets den Überblick zu bewahren und kanalübergreifend schnell und vor allem konsistent auf Kundenmeldungen zu reagieren.

Dieser Ansatz verbirgt sich hinter dem Schlagwort Omnichannel-Kundenservice. Wie das genau funktioniert, schauen wir uns jetzt an.

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Website-Relaunch: Viel Herz, Hirn und der gewohnte Schmäh

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Seit kurzer Zeit erstrahlt unsere Website in neuem Glanz. Ein guter Grund zu feiern, beschreiten wir damit doch ein weiteres Kapitel in unserer Unternehmensgeschichte. Was die Hintergründe für den Relaunch waren, welche neuen Ziele wir uns damit stecken und wieso wir trotz Veränderungen immer noch dieselben sind – darüber sprechen wir jetzt.  

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Das Planen und Organisieren von Events – egal ob firmenintern oder -extern – kann mitunter ganz schön mühsam sein. Wo findet die Veranstaltung statt? Wie viele Personen nehmen teil? Wie soll der genaue Ablauf aussehen? Diese und viele weitere Informationen müssen berücksichtigt, dokumentiert und verwaltet werden. Insbesondere bei größeren Veranstaltungen kann das schnell mal unübersichtlich werden.

Genau an dieser Stelle kommt das neue Event-Management-Modul von Microsoft Dynamics 365 ins Spiel. Wie es Sie konkret beim Event-Management unterstützt, zeigen wir Ihnen jetzt.

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Marketing-Maßnahmen müssen heute genauer denn je auf Zielgruppen abgestimmt sein. Letztere erwarten sich, in jeder Phase der Customer Journey entsprechend abgeholt zu werden. Nur so kann aus einem Interessenten ein Kunde werden. Um das zu erreichen, bedarf es einer strukturierten Planung und Analyse.

Microsoft Dynamics 365 for Marketing unterstützt Sie dabei und hilft Ihnen, das Maximum aus Ihren Marketing-Aktivitäten rauszuholen.

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gorelate Flexible Grid: Microsoft Dynamics 365 wie noch nie

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Doch damit ist jetzt Schluss: Mit dem gorelate Flexible Grid wird das Arbeiten mit Dynamics so einfach, flexibel und schnell wie noch nie. Das überzeugt sogar die letzten Kritiker!

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Aktuelle Einträge

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