Almas Industries – international tätiger Anbieter von Sicherheitstechnik für Unternehmen – stand Anfang 2019 vor einer großen Herausforderung: Das bestehende AUREA CRM-System wurde den Ansprüchen an das stark wachsende Business nicht mehr gerecht. Die Lösung: ein Umstieg auf Microsoft Dynamics 365.

Die Verantwortlichen von Almas Industries sahen in den Herausforderungen, die sich durch den Umstieg ergeben, vor allem auch die Chance, ihre digitale Transformation voranzutreiben und gemeinsam mit unserem Team den Grundstein für weitere (Geschäfts-)Möglichkeiten zu legen.

Die Ausgangssituation

Durch das signifikante Wachstum des Geschäftsbereichs von Almas Industries stieß das bestehende CRM-System an seine Grenzen. Die verantwortlichen Units hatten Probleme, ihre Sales-Performance zu tracken, Sales-Prozesse sinnvoll abzubilden und zu optimieren und auch die eigenen Außendienstmitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Denn sämtliche Field-Service-Prozesse waren bislang überhaupt noch nicht im Einsatz.

Anfang 2019 fiel die Entscheidung daher auf Dynamics 365. Aufgrund auslaufender Lizenzen der bestehenden Lösung sollte das CRM von Microsoft schnellstmöglich implementiert und innerhalb eines Jahres mit allen Funktionen in mehreren Ländern zum Einsatz kommen.

Neben dem daraus resultierenden straffen Zeitplan für die Einführung von Dynamics 365 gab es noch weitere Herausforderungen, die es zu beachten gab:

• Zusammenführung unterschiedlicher E-Mail-Systeme
• Zusätzliche Integration eines Invoicing-Prozesses

Die Umsetzung

Zuallererst wurde in einem Workshop der gesamte Umstellungsprozess besprochen und definiert, die Migration selbst erfolgte mithilfe des von uns entwickelten Tools gomigrate. Damit konnte die erfolgreiche Abwicklung folgender Prozesse sichergestellt werden:

• Systematische Datenmigration von Alt-Systemen in Dynamics 365
• Detaillierte Protokollierung und effizientes Errorhandling
• Import und Export in alle gängigen Datenformate
• Datensynchronisation zwischen mehreren Systemen
• Übernahme bestehender Datenstrukturen
• Lokale Datensicherung von Cloud-Inhalten

Durch den Einsatz von gomigrate verlief die Migration mit minimalen Eigenaufwand seitens Almas Industries und die unterschiedlichen Units wurden im laufenden Geschäftsbetrieb nicht beeinflusst. Die tägliche Arbeit konnte somit reibungslos und ohne Unterbrechung fortgesetzt werden.

Die Resultate

Innerhalb eines Jahres ist Almas Industries gemeinsam mit unseren CRM-Experten der Umstieg auf Dynamics 365 gelungen, die Einführung hat zeitgleich in 8 Ländern stattgefunden. Neben Österreich ist das CRM-System auch noch in den Märkten Frankreich, Deutschland, UK, Irland, Portugal, Spanien und der Schweiz im Einsatz.

Die Implementierung deckt bereits den kompletten Customer Life Cycle ab, die Mitarbeiter profitieren sowohl von integrierten Sales-Prozessen (von der Lead-Generierung, über das Verwalten von Angeboten und Verträgen, bis hin zur Verrechnung), als auch von Field-Service-Prozessen und der aktiven Unterstützung des technischen Außendienstes.

Weitere Vorteile, die sich durch den Einsatz von Dynamics 365 ergeben haben:

1. Wirkungsvolles Data & Quote Management (einfache Eingabe neuer Prospects und Accounts sowie deren Verwaltung)
2. Vereinfachtes und leicht erlernbares Process-Management
3. Effektive Notifications & Dashboards (zur Verwaltung von Daily Tasks und Monitoring der Team Performance)
4. Optimierte Team-Produktivität (userfreundliche Oberfläche und vertraute Integration von Diensten wie Outlook, Excel, Word, Skype, …)
5. Vereinfachte Admin-Konfiguration für Work-Flow- und Data-Management
6. Verbesserte Stock-Management-Integration

Der Grundstein für eine erfolgreiche Zukunft wurde gelegt, auch Chai Yinghua – Projektleiterin von Almas Industries – zieht ein positives Resümee:

„Die Zusammenarbeit mit gorelate verlief perfekt. Gemeinsam mit unserem Team wurde das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Das Team von gorelate hat dabei stets schnell reagiert, hart gearbeitet und uns exzellent beraten.“

Chai Yinghua, Projektleiterin von Almas Industries

Dem Roll-Out in weiteren Märkten steht nichts mehr im Wege und auch die Implementierung zusätzlicher Services (z.B. unterschiedliche Marketing-Prozesse) steht bereits in den Startlöchern.

Denken auch Sie an einen Einsatz von Dynamics 365? Gerne können Sie uns kontaktieren – unsere Experten sind jederzeit für Sie da und beraten Sie zu möglichen Umsetzungsmöglichkeiten für Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche.