Verwaltung der Patientendaten, MS Teams-Integration & Zeiterfassung für das Kinderhospiz Netz
Auf der Suche nach einer Lösung, Patientendaten effizient und sicher zu verwalten, entschied sich das Kinderhospiz Netz für gorelate und Dynamics 365. Ein Gespräch mit der stellvertretenden Obfrau Irene Eberl und Senior Consultant Nora Fröhlich.
gorelate: Was war die Ausgangssituation? Welches Problem hattet ihr?
Irene Eberl: Wir hatten bisher keine Datenbank. Da wir in den letzten Jahren personell sehr gewachsen sind und auch immer mehr Familien betreuen, kam es zu einer Fülle an Daten, so dass manche Datensätze gar nicht mehr auffindbar waren. Dadurch kam es zu langen Suchen nach Dateien bzw. teilweise sogar zu einem Verlust an Informationen. Außerdem wurden oft dieselben Daten an verschiedenen Orten abgelegt, was zur Folge hatte, dass ein Datensatz an einem Speicherort verändert wurde, an einem anderen jedoch nicht.
Warum habt ihr euch für gorelate bzw. für Dynamics entschieden?
Irene Eberl: Eine Microsoft Umgebung war schon vorhanden, dadurch haben wir uns eine gute Einbindung erhofft. Von Vorteil sehen wir auch das Lizenzmodell von Microsoft – man ist immer am neuersten Stand der Technik und nutzt eines der weltweit sichersten Cloudsysteme. Das Engagement und die positive Energie des gorelate Teams in allen Vorgesprächen hat uns letztendlich von der System- und Partnerwahl überzeugt.
Nora, kannst du etwas über die Herausforderungen und die Umsetzung erzählen?
Nora Fröhlich: Wichtig bei der Umsetzung war vor allem das Security Konzept – z.B. dass Diagnosen nur von Mitgliedern des Palliativteams eingesehen werden sollen. Patientendaten sind aus datenschutzrechtlichen Gründen besonders heikel. Nichtsdestotrotz soll das System für alle Anwender*innen einfach, selbsterklärend und praktisch sein, damit es auch von nicht IT-affinen Nutzer*innen täglich gerne verwendet wird. Neben der Erfassung von Familien, Institutionen, Patienten-, Geschwisterdaten und Co. werden in Zukunft auch alle Patiententermine dokumentiert. Auch können Ausflüge mit Kindern der Geschwistergruppe (Wandertage, Christkindlmarkt etc.) im CRM mit Fotos, Videos und Sprachnachrichten erfasst werden. Dank OneNote und Sharepoint-Integration sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt.
Außerdem haben wir ein Zeiterfassungssystem erstellt, das allen Mitarbeiter*innen – auch ehrenamtlichen – erlaubt, einfach und schnell Einsicht in ihre Arbeitszeiten zu erhalten. Bei hauptamtlichen Mitarbeiter*innen dient das als Grundlage für die Gehaltsabrechnung. Wenn gewünscht, lässt sich das Ganze auch sehr einfach per Mausklick in Excel exportieren.
Irene, seid ihr bis jetzt zufrieden?
Irene Eberl: Wir haben wirklich Glück mit der Betreuung vom gorelate-Team. Sie verstehen unsere Anforderungen und bauen mit Hilfe der Microsoft-Plattform nahtlose Integrationen zwischen den einzelnen Systemen, wie z.B. Microsoft Teams, mit dem wir derzeit hauptsächlich arbeiten, Dynamics und Sharepoint. Jetzt starten die ersten Schulungen, bei denen sich herausstellen wird, wie unsere Mitarbeiter*innen das System annehmen. Allerdings – nach allem, was schon erkennbar ist – sind wir überzeugt, dass die Lösung uns den Alltag um ein Vielfaches vereinfachen wird!
Nora, welche Vorteile bringen die Umsetzungen für den Alltag im Kinderhospiz?
Nora Fröhlich: Da könnte ich natürlich einiges aufzählen… Ein riesen Vorteil ist z.B., dass sich das System auch von Smartphone und Tablet aus ganz einfach bedienen lässt. Vor allem bei Visiten wird selten der Laptop mitgeschleppt. Hier empfehlen wir eine Sprachnachricht via Smartphone, die direkt bei der Besuchsdokumentation aufgenommen werden kann.
Vielen Dank für das Gespräch!
Kleiner Einblick in die Umsetzung:
Über das Kinderhospiz Netz
Das Kinderhospiz Netz ermöglicht die umfassende Betreuung schwerstkranker und lebensbegrenzend erkrankter Kinder zu Hause in ihrer gewohnten Umgebung und im Kindertageshospiz. Ein Wochenendhospiz bringt dringend notwendige Entlastung für die ganze Familie. Komplexe Erkrankungen fordern Therapien, um die Lebensqualität des Kindes zu erhalten bzw. zu fördern. Dafür werden Physio-, Musik-, Kunst- und Tiergestützte Therapie angeboten.
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