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Dynamics 365 Project Operations

26. February 2021

Theres Baumgartner

Im Oktober 2020 wurde von Microsoft für Dynamics 365 ein neues Modul veröffentlicht: Das Project Operations Tool. Der Leitsatz: „Deliver projects on-time and on-budget, every time.“ Manuel Schalleck, Senior Consultant bei gorelate, erzählt, was Project Operations kann, warum er schon in der Preview-Phase mit der Umsetzung begonnen hat und welche Vorteile das Tool bietet.

Die Theorie – damit wirbt Microsoft


Das Project Operations Tool bietet vor allem eines – es begleitet den gesamten Projektzyklus. Vom Opportunity Management, der Ressourcen- und Aufgabenplanung bis hin zur operativen Projektsteuerung und dem Accounting – alles läuft über eine App. Der Vorteil? Verschiedene Teams und Mitarbeiter werden organisationsübergreifend verbunden und können auf alle projektrelevanten Informationen und Analysen zugreifen. Das sichert Transparenz, Zusammenarbeit und die notwendige Agilität – so jedenfalls die Theorie.

Project Operations in der Praxis – Vorteile und Herausforderungen


Nur wie sieht das Ganze in der Umsetzung aus? Welche Vorteile ergeben sich wirklich? Für Manuel ist es vor allem die nahtlose Integration der verschiedenen Bereiche eines Projekts: „Also die Verknüpfung mit Kundendaten, das Zusammenspiel mit dem Verkaufsprozess – was etwa Angebote und Aufträge betrifft –, außerdem die Integration von MS Project-Funktionalitäten wie dem Task Planner, die Ressourcenplanung sowie das Expense Management, die Zeiterfassung und Verrechnung.“ Deswegen habe er auch bereits sehr früh begonnen, Project Operations für das gorelate-Projektmanagement umzusetzen: „Der Start war bereits mit der ersten Public-Preview-Version. Dadurch mussten wir also parallel zur erst entstehenden Doku vieles selbst herausfinden. Aber es basiert ja auf bestehenden Modulen der Dynamics Project Service Automation, das hilft natürlich, und die Doku ist mittlerweile auch weiter gewachsen“, erzählt Manuel. „Auf jeden Fall sind wir dadurch besonders mit dem neuen Tool sowie seinen Funktionen vertraut und können diesen Vorsprung nicht nur für uns, sondern auch unsere Kunden nutzen!“

Die Funktionen von Project Operations

Project Operations setzt auf den unterschiedlichen Ebenen und Stationen im Projektmanagement an: So soll das Vertragsmanagement verbessert werden, da die Projektplanung gleich integriert ist – Aufwände können daher direkt aus der echten Planung gezogen und entsprechend der Projektphase gruppiert werden. Eine weitere Optimierung betrifft die Ressourcenplanung: Diese bildet die Zuordnung von MitarbeiterInnen und Ressourcen zu Projekten sowie spezifischen Tasks genau ab und bezieht spezifische Qualifikationen der Personen mit ein. Dadurch ergibt sich für die Leitung ein immer aktuelles Bild – man kennt die Auslastung des Teams und kann einfach passende Ressourcen für offene Projekttätigkeiten finden. Ein Vorteil – auch für Manuel – ist, dass Funktionen von MS Project integriert wurden – etwa Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme. Das verspricht einen guten Überblick und mehr Erfolg durch ein verbessertes Projektmanagement.

Die Bildergalerie zeigt:

1) Automatische Berechnung und Darstellung von Kosten- und Umsatzschätzungen.

2) Das Schedule Board: Einsicht, wer für welche Projekte/Tätigkeiten eingeteilt ist und wie die momentane Auslastung aussieht. Außerdem können Ressourcen zu einem Projekt gebucht werden.

3) Projektplanung mit dem integrierten MS Project in Gantt-Chart-Ansicht.

4) Projektplanung mit dem integrierten MS Project in Raster-Ansicht.

Wichtig ist auch die Abdeckung des finanziellen Bereichs: Im Project Accounting ist die präzise Verwaltung der Projekt-Fakturierung gewährleistet. Außerdem ist durch eine vereinfachte Zeiterfassung und Ausgabenverwaltung einerseits das Projekt-Controlling sichergestellt, von der Monats- bis zur Minutenebene kann dann direkt an die Kunden verrechnet werden – auch hier ohne Systembrüche. Darin sieht Manuel Schalleck auch einen großen Vorteil für seine Arbeit: „Wir erwarten uns insgesamt, dass wir mit Project Operations unsere Projekte und Lizenzen besser verkaufen, verwalten sowie durchführen und dabei nahtlos unsere Verrechnung anschließen können – ohne doppelte Arbeit!“

Manuels ‚Sweet Spot‘
Viele Module und Funktionen also, die man aber nicht nur insgesamt, sondern auch in Teilen nutzen kann, so Manuel: „Der Sweet Spot ist natürlich, wenn man die voll-integrierte Variante hat, weil dann alles an einer Stelle versammelt ist – aber natürlich kann man Teile auch mit anderen Systemen integrieren oder ersetzen, etwa die Verrechnung.“ Dynamics 365 Project Operations von Microsoft ist insgesamt für verschiedene Branchen geeignet, erklärt Manuel: „Wir sammeln gerade Erfahrung in den Bereichen Dienstleistungen/Consulting, Anlagenbau und Immobilienentwicklung – unterschiedliche Gewerbe also, aber Projekte gibt es doch bei allen!“

Mehr Infos zu Dynamics 365 Project Operations 

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