Best Practice
MS Dynamics CRM
FH St. Pölten GmbH x gorelate
05. May 2025
Ein modernes CRM, das Prozesse optimiert, Daten bündelt und den Datenschutz erleichtert – die FH St. Pölten setzt mit Microsoft Dynamics 365 und gorelate auf eine effiziente Lösung. Erfahre, welche Herausforderungen es gab, welche Vorteile das neue System bringt und welche spannenden Entwicklungen noch geplant sind!
Insights into the Project
Background & Decision for Dynamics 365 and gorelate
“go green energy” had been using a historically grown update.seven CRM solution in customer service for years, which no longer received support, raised security concerns and did not allow for further professional development. Therefore, a new solution was needed.
Simultaneously, the corporation had an initiative for the future called the “fit4future” project: a strategic reorientation towards omnichannel customer service, setting the direction for the CRM’s further development. The goal was to provide a consistent experience and the same information to all customers across various channels (e.g. phone, email, letter) and seamlessly switch between them.
After market analysis, it quickly became apparent that Microsoft Dynamics was the suitable solution. The transition to a cloud solution was sought to integrate customer management into a comprehensive business app. Following legal scrutiny and demos with IT and other departments, the decision was made to implement Microsoft Dynamics.
Successful partnership between MICROSOFT and gorelate as valuable project partners for E-Steiermark
JJörg Konwalinka, Head of Business Applications at Microsoft, has been working with gorelate since day one. This longstanding collaboration is characterised by a high level of trust and fruitful results. The partnership is close, reliable and flexible, and the process agile.
"…Of course, expertise is also crucial: we at Microsoft offer an incredibly vast platform and possibilities within Microsoft technology, togehter with the corresponding innovation… and combined with the knowledge of the energy sector that gorelate brings to the table, given their extensive experience, us combining forces, is obvioulsly very beneficial."
Jörg Konwalinka, Head of Business Applications at MICROSOFT Austria GmbH
Herausforderungen im Projektverlauf: Die Projektumsetzung erwies sich als aufwendiger als ursprünglich gedacht. Claudia Dirlinger betont, dass es rückblickend sinnvoll gewesen wäre, die Ziele noch klarer zu definieren und eine detailliertere Vorbereitung zu treffen.
Claudia Dirlinger, Assistentin der Geschäftsführung FH St Pölten GmbH
Verbesserungen durch Dynamics 365
Das neue System bringt zahlreiche Vorteile. Die zuvor verstreuten Daten sind nun in einer stabilen, zentralen Datenbank gebündelt und für alle relevanten Nutzer*Innen zugänglich. Prozesse laufen effizienter und strukturierter ab, wodurch sich die FH St. Pölten GmbH auf geführte Abläufe verlassen kann.
Besonders im Hinblick auf die DSGVO ist das neue System eine enorme Erleichterung: Die Prozesse sind nun von Grund auf konform gestaltet, sodass Datenschutzanforderungen automatisch erfüllt werden, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Ein weiteres Highlight ist die optimierte Customer Journey. Die FH St. Pölten GmbH kann nun die gesamte Historie von Stakeholdern nachvollziehen, was wertvolle Einblicke für die zukünftige Arbeit ermöglicht.
Kriterien für die Wahl des Implementierungspartners:
In der Vorbereitungsphase wurde darauf geachtet, dass der zukünftige Partner mit dem alten System umgehen konnte und ein tiefgehendes Verständnis für Marketingkonzepte hat diese Anforderungen, wurden von gorelate erfüllt.
Meilensteine im Projekt:
Ein zentrales Thema war die Unterstützung der bestehenden Unternehmensprozesse. Hier stellte sich heraus, dass eine solide Prozessgrundlage notwendig ist, bevor ein solches System optimal implementiert werden kann.
Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Datenmigration auf Microsoft Dynamics 365. Die Wahl von gorelate als Partner wurde unter anderem dadurch beeinflusst, dass sie in diesem Bereich umfangreiche Erfahrung mitbrachten.
Aktuell beschäftigt sich die FH St. Pölten mit der Frage, wie das Potenzial von Microsoft Dynamics 365 weiter ausgeschöpft werden kann. Ein Fokus liegt dabei auf der Erweiterung durch KI-gestützte Funktionen, um noch mehr Effizienz und Automatisierung zu ermöglichen.
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VERBUND Energy4Business GmbH is VERBUND's central trading platform and one of the leading electricity traders in Europe. Within the group, power trading represents the interface between generation, distribution and the wholesale market, and is a central energy hub.
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