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Microsoft 365 Copilot meets Dynamics 365: So wird Arbeit effizient und der Arbeitsalltag effektiv!

07. March 2024

Hannah Zembacher

Seit Sommer 2023 bewegt uns Microsoft Copilot im wahrsten Sinne des Wortes nach vorne. Wir haben damals bereits eingehend über die bahnbrechenden Neuerungen im Dynamics Umfeld informiert. Seither hat sich vieles getan und manchmal scheint es, die KI überholt sich selbst, denn auch im Jahr 2024 gibt es bereits einige Erweiterungen.

In welchen Bereichen Microsoft Copilot Arbeitserleichterungen bringen wird, haben wir eben schon im letzten Jahr in unseren News, wie z.B. Enterprise AI: Microsoft 365 Copilot oder den Neuerungen des neusten Dynamics 365 Releases, ausführlich beschrieben.

Nun können wir richtig Fahrt mit Copilot aufnehmen: Mit der allgemeinen Verfügbarkeit von Copilot für Microsoft 365 verschmelzen die Welten von Outlook, Teams und den Office Apps mit Dynamics 365 auf eine völlig neuartige Weise. Der smarte Alltagsbegleiter bringt tatsächlich enorme Arbeitserleichterungen bei administrativen Aufgaben wie beispielsweise Kundendatenpflege, Angebotsbearbeitung oder Vor- und Nachbereitung von Kundenterminen. Wer Microsoft Copilot bereits im Einsatz hat, bestätigt begeistert das vollmundige Versprechen: In der Tat sind durchaus bis zu 80% Zeitersparnis mit der KI möglich.  

Und das ist erst der Anfang. Der smarte Assistent erobert im Eiltempo die Dynamics 365 Produktfamilie und begeistert uns fast täglich aufs Neue. In diesem Blogartikel stellen wir Ihnen einige Bereiche vor, in denen die KI schon heute fantastische Hilfestellungen im Tagesgeschäft anbietet. 

Microsoft Copilot im Marketing: In Sekundenschnelle Basisarbeit erledigen

Kennen Sie das? „Können Sie mal eben schnell eine neue Marketingkampagne für XY starten?“

Allein das Fundament einer Marketingkampagne braucht üblicherweise viele Stunden, wenn nicht Tage. Die passende Zielgruppe muss definiert und die Kampagnenstrecke mit den treffenden Touchpoints aufgestellt werden. Dazu gehören auch sogenannte Nurturing-Assets, also Materialien wie Broschüren, Checklisten, Referenzkundenberichte etc., die zum jeweils geeigneten Zeitpunkt an die Zielgruppe ausgespielt werden.


Wie wir bereits in unserem Newsbeitrag Fakten statt Bauchgefühl: Was Daten mit erfolgreichem Marketing zu tun haben beschrieben haben, sind Daten die Gamechanger für erfolgreiche Kampagnen. Und genau auf Ihre Datenbasis in Dynamics 365 Customer Insights greift Microsoft Copilot zu und unterstützt Sie beispielsweise bei der Segmentierung Ihrer Kund:innen und Interessent:innen. Was normalerweise umfassende Kenntnisse der komplexen Datenstrukturen und einen erheblichen Zeitaufwand erfordert, erledigt die KI innerhalb von wenigen Minuten.  

Und nicht nur das: Copilot schlägt Ihnen für Ihre Marketing-Kampagnen eine fundierte Customer Journey mit dedizierten Kontaktpunkten (Touchpoints) auf Basis Ihrer Echtzeitdaten vor. Natürlich unterstützt Copilot Sie im Verlauf einer Kampagne dabei, die Customer Journey auf veränderte Rahmenbedingungen anzupassen und mit personalisierten Ansprachen zu werben. Was das sein kann? Beispielsweise ein verändertes Nutzerverhalten auf Ihrer Homepage, denn: Ihr neuer Assistent ist praktisch überall und jederzeit am Ort des digitalen Marketinggeschehens! 

Microsoft Copilot im Vertrieb: Maximaler Fokus auf Quality-Time mit Kund:innen

Wie ist das bei Ihnen? Hat Ihr Vertrieb vor lauter Arbeit zu wenig Zeit für Kundengespräche? Allein das Zusammensuchen der benötigten Informationen für den nächsten Kundentermin verschwendet nur allzu oft wertvolle Zeit – ganz zu schweigen von der Vorbereitung der turnusmäßigen Pipeline-Gespräche im Vertriebsteam.  

Gleiches gilt für die Zusammenfassung eines Kundengesprächs, das inklusive nächster Schritte oder gleich einem groben Projektplan weitergeschickt werden soll. Ja genau, soll. Das wichtige Vertriebsinstrument in die Tat umzusetzen, hinkt oft mindestens zeitlich hinterher, wenn es nicht sogar ganz der Zeitnot zum Opfer fällt. 

Genau hier reduziert Copilot mit seiner Durchgängigkeit zwischen Microsoft 365 und Dynamics 365 Sales & Service den Arbeitsaufwand massiv: Sämtliche Infos rund um die letzten Kundenaktivitäten über sämtliche Kanäle wie Mails, Chats, Angebote, Aufträge bis hin zu Helpdesk-Tickets sucht und fasst Copilot auf den Punkt gebracht zusammen.  

Der Clou ist für uns immer noch die Gesprächsnachbereitung: Ratzfatz ist das Gespräch zusammengefasst, die wichtigen Punkte hervorgehoben und nächste Schritte vorgeschlagen. Dies muss natürlich überarbeitet werden, nur dauert das im Vergleich ein Bruchteil an Zeit. Danach übernimmt wieder Copilot und sorgt dafür, dass alles per Mail oder im Teams Kanal an die Besprechungsteilnehmer:innen weitergeleitet wird – natürlich inklusive Dokumentation am Kontakt in Dynamics 365 Sales.  
Und nicht nur das: Der smarte Assistent schlägt jeweils passend zu den Kund:innen individuelle Ausbaumöglichkeiten vor – natürlich auf Basis unserer Echtzeitdaten.  
Insofern können wir unbedingt bestätigen, dass durchaus bis zu 80% Zeitersparnis möglich sind. Nicht immer und bei allen Aufgaben, aber der Effekt ist deutlich spürbar: Defacto bleibt effektiv mehr Quality Time für Kund:innen, was wiederum positive Effekte auf die Kundenorientierung hat 

Microsoft Copilot im Service:Mehr Kundenzufriedenheit durch optimalen Kundendienst

Sind wir mal ehrlich: Mitarbeitende im Kundendienst müssen bis dato über unglaublich viel Wissen zu den unterschiedlichsten Themen verfügen und zudem ungeheuer viel Empathie und Einfühlungsvermögen beweisen. Wäre es nicht wunderbar, wenn sich Ihre Kundendienst-Mitarbeitenden voll und ganz auf die zwischenmenschliche Ebene konzentrieren können und die Suche nach genau der richtigen Lösung quasi von selbst erledigt wird?  

Genau das macht Copilot for Service: Der smarte Assistent fasst die relevanten Informationen zu den jeweiligen Kund:innen über alle Kanäle und des gekauften Produkts zusammen, durchsucht Ihre Wissensdatenbank nach Anleitungen, Datenblättern oder Lösungen aus vergleichbaren Fällen. Außerdem unterstützt er Ihre Servicemitarbeitenden mit Textvorschlägen für Mails oder Chats, die dann nur noch ergänzt werden müssen. Natürlich sorgt auch hier Copilot für die nahtlose Integration der Office- und Dynamics Welten: Der Wechsel zwischen den unterschiedlichen Apps wird erheblich reduziert, ebenso die aufwendige manuelle Übertragung von Informationen. Gesprächsverläufe, Kundendaten etc. tippt jetzt Copilot für Sie. Und spart Ihnen so viel Zeit und reduziert zudem weitgehend Fehlerquellen.  

Mit der Erweiterung Copilot Studio können Sie sogar Ihre eigene KI auf Ihren Kundendienst individuell trainieren, Workflows für z.B. die Außendienst-Beauftragung aufsetzen und weitere Apps und Systeme einbinden. Damit können sogar Chatbots Ihren Kundendienst bereichern, z.B.: Beim ersten Kontakt im Online-Servicebereich Ihre Kund:innen personalisiert in Empfang nehmen, einfache Anfragen selbst beantworten oder kriterienbasiert an den richtigen Techniker weiterleiten. Natürlich mit den entsprechend vorbereiteten Informationen und Lösungsvorschlägen, damit der Techniker aus dem Notfall ein Highlight machen kann.

Testflug möglich: Werden Sie probeweise Pilot für Microsoft Copilot

Haben wir Sie neugierig gemacht?

Wie wäre es, wenn Sie Copilot in einer Testumgebung ausprobieren? Wir würden Sie gerne bei einem Testflug als Pilotkund:innen begleiten, sprechen Sie uns doch einfach direkt an.  

DI Arno Huber

Managing PARTNER gorelate GmbH

Copilot live erleben!

Bei unserem Kundenevent am 14.03.2024 bei Microsoft in Wien haben Sie die fantastische Gelegenheit, Copilot live zu erleben. Und jede Menge Best Practices aus unseren Kundenvorträgen der Österreichischen Hoteliervereinigung ÖHV und dem Medizintechnik Pionier MED-EL.

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