Best Practice
MS Dynamics CRM
FH St. Pölten GmbH x gorelate
05. Mai 2025
Ein modernes CRM, das Prozesse optimiert, Daten bündelt und den Datenschutz erleichtert – die FH St. Pölten setzt mit Microsoft Dynamics 365 und gorelate auf eine effiziente Lösung. Erfahre, welche Herausforderungen es gab, welche Vorteile das neue System bringt und welche spannenden Entwicklungen noch geplant sind!
Insights in das Projekt
Ausgangslage & Entscheidung für Dynamics 365 und gorelate
Warum wurde ein neues CRM benötigt?
Claudia Dirlinger beschreibt die Ausgangslage so: Das bisherige System war technisch veraltet und nicht mehr zukunftsfähig. Daher musste sich die FH St. Pölten GmbH nach einer neuen Lösung für das Stakeholder-Management umsehen. In Workshops wurden die Anforderungen erfasst und mögliche Entwicklungsrichtungen analysiert. Anschließend erfolgte eine Marktanalyse, um eine Lösung mit möglichst geringem Customizing-Aufwand zu finden.
Entscheidung für Microsoft Dynamics 365 und gorelate
Ein reines Tool reichte nicht aus entscheidend ist ein kompetentes Team, das die Implementierung professionell begleitet.
Deshalb wurden verschiedene Optionen geprüft und letztlich fiel die Wahl auf gorelate als Implementierungspartner. Neben den technischen Aspekten überzeugte auch die menschliche Komponente: Die Zusammenarbeit sollte nicht nur effizient, sondern auch auf persönlicher Ebene gut funktionieren.
„Die Zusammenarbeit mit gorelate verlief durchwegs positiv. Besonders auf fachlicher Ebene harmonierte das Kernteam der FH St. Pölten GmbH hervorragend mit den Berater*innen von gorelate. Auch zwischen den Projektleitungen bestand eine enge und produktive Kooperation.“
Peter Hopp, Projektleiter FH St Pölten GmbH
Effizientes Stakeholder-Management: Die FH St. Pölten vernetzt ihre Partner für die Zukunft
Im Stakeholder-Management der FH St. Pölten GmbH geht es um alle externen Akteur*Innen, mit denen die Hochschule in Kontakt steht. Dazu zählen Verwaltung, Finanzgeber wie Bund, Länder und Städte, Partnerfirmen, Praktikumsgeber sowie Unternehmen, die Absolventinnen beschäftigen. Diese Gruppen haben sowohl wirtschaftliche als auch strategische Interessen an der FH, genauso wie die FH an ihnen. Mit der Einführung von Microsoft Dynamics 365 konnte die Hochschule ihre Stakeholder-Daten zentral bündeln, wodurch Prozesse effizienter und transparenter wurden. So lässt sich die gesamte Historie der Beziehungen nachvollziehen, was die Zusammenarbeit erleichtert und eine gezielte Weiterentwicklung ermöglicht.
Herausforderungen im Projektverlauf: Die Projektumsetzung erwies sich als aufwendiger als ursprünglich gedacht. Claudia Dirlinger betont, dass es rückblickend sinnvoll gewesen wäre, die Ziele noch klarer zu definieren und eine detailliertere Vorbereitung zu treffen.
Claudia Dirlinger, Assistentin der Geschäftsführung FH St Pölten GmbH
Verbesserungen durch Dynamics 365
Das neue System bringt zahlreiche Vorteile. Die zuvor verstreuten Daten sind nun in einer stabilen, zentralen Datenbank gebündelt und für alle relevanten Nutzer*Innen zugänglich. Prozesse laufen effizienter und strukturierter ab, wodurch sich die FH St. Pölten GmbH auf geführte Abläufe verlassen kann.
Besonders im Hinblick auf die DSGVO ist das neue System eine enorme Erleichterung: Die Prozesse sind nun von Grund auf konform gestaltet, sodass Datenschutzanforderungen automatisch erfüllt werden, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Ein weiteres Highlight ist die optimierte Customer Journey. Die FH St. Pölten GmbH kann nun die gesamte Historie von Stakeholdern nachvollziehen, was wertvolle Einblicke für die zukünftige Arbeit ermöglicht.
Kriterien für die Wahl des Implementierungspartners:
In der Vorbereitungsphase wurde darauf geachtet, dass der zukünftige Partner mit dem alten System umgehen konnte und ein tiefgehendes Verständnis für Marketingkonzepte hat diese Anforderungen, wurden von gorelate erfüllt.
Meilensteine im Projekt:
Ein zentrales Thema war die Unterstützung der bestehenden Unternehmensprozesse. Hier stellte sich heraus, dass eine solide Prozessgrundlage notwendig ist, bevor ein solches System optimal implementiert werden kann.
Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Datenmigration auf Microsoft Dynamics 365. Die Wahl von gorelate als Partner wurde unter anderem dadurch beeinflusst, dass sie in diesem Bereich umfangreiche Erfahrung mitbrachten.
Aktuell beschäftigt sich die FH St. Pölten mit der Frage, wie das Potenzial von Microsoft Dynamics 365 weiter ausgeschöpft werden kann. Ein Fokus liegt dabei auf der Erweiterung durch KI-gestützte Funktionen, um noch mehr Effizienz und Automatisierung zu ermöglichen.
Über die FH St. Pölten GmbH
Die FH St. Pölten GmbH ist eine österreichische Fachhochschule mit Sitz in St. Pölten. Sie bietet Studiengänge in den neun Themenbereichen Bahntechnologie, Digitale Technologien, Gesundheit, Informatik & KI, Kommunikation, Management, Medien, Security und Soziales.
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