Best Practice

goUse Case: Event check in App mit QR code scanner

15. April 2022

Theres Baumgartner

Für einen Kunden, der regelmäßig große Kongresse und Veranstaltungen abhält, setzte gorelate eine Event Check-In App um.

Das Prinzip ist einfach: Jeder/r Teilnehmer*in erhält einen QR-Code per E-Mail zugesendet, der dann am Veranstaltungstag direkt beim Check-in gescannt wird. Die Mitarbeiter*innen bei der Registrierung sehen auf einen Blick, wer der/die Teilnehmer*in ist, welche Vorträge gebucht wurden und ob der Eintritt bereits bezahlt wurde. Zusätzlich wird automatisch für die Besucher*innen ein Badge ausgedruckt, der z.B. den Namen und den persönlichen QR-Code abbildet, mit dem wiederum der Einlass zu einzelnen gebuchten Vorträgen beschleunigt und erleichtert wird. Ein großer Vorteil ist, dass die Event Check-In App auch offline funktioniert – denn häufig ist die Internetverbindung bei Kongressen und großen Veranstaltungen nicht stabil.

Event Check-In mit QR-Code oder Suchfunktion – auch offline

Neben der Check-In-Funktion sind in der App auch alle wichtigen Infos zum Event abgebildet. Im Hintergrund ist die App nämlich mit Dynamics 365 Marketing verknüpft. Wer also z.B. die gesamte Teilnehmerliste abrufen oder nach einzelnen Besucher*innen suchen möchte, muss dafür nicht extra in Dynamics einsteigen. Auch hier ist die Offline-Funktion gewährleistet. Eingecheckte Teilnehmer*innen werden dann in das CRM hochgeladen, sobald wieder eine Internetverbindung besteht, die Besucherlisten sind auch offline abruf- und durchsuchbar.

Manuel says: Canvas App!

Senior Consultant

Die Event Check-in App wurde als Canvas Power App von Simon Molden umgesetzt, der Technical Consultant und unser App-Spezialist ist. „Das Beste an Canvas Apps ist die deutliche Erleichterung komplexer und aufwändiger Prozesse, die sich oft in der alltäglichen Arbeit finden. Anstatt viele verschiedene Klicks in der Dynamics Umgebung machen zu müssen, kann mit der App vieles leicht verknüpft und in einem Screen alle relevanten Informationen dargestellt werden“, erzählt er. „Auch aufeinander basierende Prozessschritte lassen sich so deutlich einfacher abbilden, ohne dass sich die Anwender*innen davor mit der eigentlichen Dynamics Plattform auseinandergesetzt haben muss.“

Die Vorteile im Überblick:

Einfach zu bedienende App, keine Fachkenntnisse notwendig
Schnelles Event Check-In durch QR-Codes und Suchfunktion – besonders bei Veranstaltungen mit mehreren hundert Teilnehmer*innen wichtig
Kein Zugriff auf Dynamics 365 vor Ort notwendig, dadurch Zeitersparnis, wenn viele Klicks ersetzt werden (z.B. Suche nach bestimmten Teilnehmer*innen, deren gebuchten Vorträgen oder dem Status ihrer Bezahlung)
Offline-Funktion ermöglicht Unabhängigkeit von Internetzugang

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Die Vorteile im Überblick:

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