Entwürfe
ALMAS x gorelate: Ein System, das zum Rückgrat der Firma wurde
08. September 2026
Acht Länder, 350 Mitarbeitende, 17.000 Kund*innen und ein System, das alles zusammenhält. Wie aus einem CRM für Almas Industries von Lead bis Wartung eine komplette Betriebsplattform wurde und wo Dynamics 365 heute überall im Einsatz ist.
ALMAS INDUSTRIES x gorelate
Almas Industries installiert Zutrittskontrollen, Alarmanlagen, Videoüberwachung und Geräte zum Schutz von Mitarbeitenden, von Alleinarbeiterinnen Systemen bis zu Defibrillatoren. Mit 350 Mitarbeitenden in acht europäischen Ländern und rund 17.000 Kundinnen ist das ein Betrieb mit vielen beweglichen Teilen, Vertrieb, Technik im Feld, Abrechnung, und das gleichzeitig über Ländergrenzen hinweg.
Seit sieben Jahren begleiten wir Almas Industries dabei mit Microsoft Dynamics 365. (Hier geht's zu unserer ersten gemeinsamen Referenzstory aus dem Jahr 2020!) Wie der Umstieg damals ablief, warum ein neues System überhaupt notwendig wurde und wo Dynamics heute überall im Unternehmen vorkommt, erzählen wir hier.
Die Ausgangssituation
Vor der Umstellung lief bei Almas Industries ein System auf Aurea-Basis (Update7), das im Kern für zwei Dinge gedacht war: Kund*innen verwalten und Verträge dokumentieren. Für die Prozesse, die darüber hinausgingen, fehlte allerdings eine gemeinsame Grundlage.
„Es hat überhaupt keine Prozesse gegeben, weder für den Sales-Außendienst noch für den Field-Service-Außendienst. Es hat keine gemeinsame Plattform gegeben, weder für die Zusammenarbeit noch für das Reporting”
Hermann hofbauer
Senior Consultant & Project Manager, gorelate
Das wurde mit dem Wachstum des Unternehmens immer stärker spürbar. Rund 300 Nutzer*innen arbeiteten verteilt über acht Länder. Vertrieb und technischer Außendienst hatten keine durchgängigen Prozesse, länderübergreifende Zusammenarbeit war schwierig und auch beim Reporting fehlte eine gemeinsame Datenbasis.
In mehreren Ländern liefen zentrale Abläufe über das bestehende System, teilweise bis hin zum Invoicing. Für die Ablöse stand deshalb von Beginn an ein fixer Go-live-Termin fest. Das neue System musste zu diesem Zeitpunkt funktionieren und die bestehenden Prozesse übernehmen können. Entsprechend hoch war der Druck im Projekt.
Auch bei Almas Industries selbst hatte sich die Erwartung an ein CRM verändert:
„Am Anfang haben wir das System vor allem genutzt, um Daten zu sammeln und zu analysieren. Nach ein paar Jahren war klar: Wir brauchen mehr. Wir wollten weg vom reinen Sammeln von Daten hin zum Organisieren unserer Prozesse.”
Frederic favreau
ceo, almas industries
Die Lösung
Almas Industries mentschied sich für Microsoft Dynamics 365, wegen der Offenheit der Plattform und die gute Einbindung in die bestehende Microsoft-Umgebung mit Outlook, Kalender, E-Mail und später auch SharePoint.
Für uns als gorelate sprach, dass wir mit Dynamics 365 als auch mit dem Ausgangssystem Update7 beziehungsweise Aurea Erfahrung hatten und dafür bereits ein eigenes Migrationstool namens gomigrate entwickelt hatten. Es wurde genau für Unternehmen gebaut, die von Aurea auf Dynamics wechseln, und hat die Migration der Daten aus acht Ländern in dem engen Zeitrahmen erst möglich gemacht meint Hermann Hofbauer, Senior Consultant & Project Manager bei gorelate
Statt einzelne Bereiche nacheinander einzuführen, ist Almas Industries direkt mit dem vollen Dynamics Stack gestartet, Vertrieb, Service und Marketing gemeinsam. Das war organisatorisch die größere Herausforderung, hat aber früh eine gemeinsame Plattform für alle beteiligten Bereiche geschaffen.
Für Hermann Hofbauer war genau das ein wichtiger Erfolgsfaktor: Alle acht Länder waren von Beginn an Teil des Projekts und betrachteten die Einführung dadurch nicht als zentral vorgegebenes IT-Projekt, sondern als gemeinsames Vorhaben.
Dynamics 365 heute überall im Einsatz
Heute läuft in Dynamics 365 praktisch der gesamte Betrieb: vom ersten Lead über Angebote und Aufträge bis zur Übergabe an den Field Service, der die Geräte installiert und wartet. Rechnungen entstehen direkt im System, Marketing läuft mit, dazu Anbindungen an Outlook und SharePoint.
Frederic Favreau bezeichnet Dynamics deshalb heute nicht mehr einfach als CRM, sondern als das „operating backbone“ des Unternehmens.
Warum gorelate?
„Was mir an gorelate besonders gefällt, ist die Konstanz der Menschen. Wir sprechen noch heute mit denselben Personen, die das System vor sieben Jahren aufgesetzt haben. Aus früheren Projekten mit anderen IT Partnern kannte ich das anders, dort wechselte das Team fast jedes Jahr.”
Frederic favreau
ceo, almas industries
Diese Kontinuität hat über die Jahre viel ausgemacht. Wer die Prozesse kennt, die Länder und die Entwicklung des Systems, fängt bei neuen Anforderungen nicht jedes Mal wieder bei null an.
Persönlich wurde die Zusammenarbeit schon vor Corona. Die ersten Workshops fanden noch vor Ort statt, in Madrid, Porto, London und Paris, mit Teams aus allen acht Ländern gleichzeitig im Raum. Das merkt man bis heute.
Sicherheitstechnik lebt davon, dass im Ernstfall alles funktioniert, das gilt für die Anlagen von Almas Industries genauso wie für das System dahinter. Wir sehen unsere Rolle nicht darin, ein fertiges Paket abzuliefern und uns zu verabschieden, sondern über Jahre mitzudenken, wenn sich das Geschäft weiterentwickelt.
Gerade jetzt zeigt sich das wieder: Almas Industries testet erste KI gestützte Prozesse im Case Management. Mit dem Interesse an KI wächst auf der anderen Seite auch der Bedarf an IT Sicherheit, weil Angreifer dieselben Werkzeuge nutzen.
Wir freuen uns auf die nächsten Jahre mit Almas Industries.
Über ALMAS INDUSTRIES
Almas Industries installiert Zutrittskontrollen, Alarmanlagen, Videoüberwachung und Geräte zum Schutz von Mitarbeitenden, von Alleinarbeiterinnen Systemen bis zu Defibrillatoren. Verkauft wird dabei nicht nur die Technik, das Unternehmen betreibt sie auch: Installation, Wartung, Service, alles aus einer Hand. Mit 350 Mitarbeitenden in acht europäischen Ländern und rund 17.000 Kundinnen ist das ein Betrieb, der an sehr vielen Stellen gleichzeitig laufen muss.
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