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BTU × gorelate: Wie zwei Welten zu einem starken CRM zusammenwuchsen
04. Juni 2025
BTU Business Travel Unlimited vereint persönliche Betreuung mit digitaler Effizienz: Mit Microsoft Dynamics 365 und dem Partner gorelate hat das Unternehmen ein zukunftsorientiertes CRM-System etabliert. Warum der Umstieg nötig war, wie die Zusammenarbeit verlief und welche digitalen Schritte als Nächstes folgen.
Insights in das Projekt
Ausgangslage
Wenn Unternehmen zusammenkommen, treffen oft zwei unterschiedliche Systeme, Prozesse und Arbeitsweisen aufeinander. So war es auch bei BTU: Auf der einen Seite gab es kein übergeordnetes CRM, auf der anderen kam mit der Übernahme eines Unternehmens ein bestehendes, aber ein nicht so ausgeprägtes System ins Haus. Die Herausforderung war klar: Beide Welten zusammenbringen, eine gemeinsame Datenbasis schaffen und das alles zukunftsfit aufstellen. In dieser Situation kam gorelate ins Spiel. Von Anfang an überzeugte unser Team nicht nur mit Expertise, sondern auch mit echter Nähe und Verständnis für das neue System.
Oliver Megyeri, Head of National Accounts, erinnert sich: „Schon in den ersten Gesprächen mit gorelate hat sich gezeigt, dass sie sehr gut auf uns eingegangen sind. Schnell war klar: Das ist der richtige Weg.“
„Wir haben uns viele Optionen angesehen, aber uns war schnell klar: Wir bleiben bei Dynamics, weil wir damit einfach gute Erfahrungen gemacht haben.“ Schon in den ersten Gesprächen mit gorelate hat sich gezeigt, dass die gorelate sehr gut auf die BTU eingegangen ist. gorelate hat die Bedürfnisse von BTU am besten verstanden, und die Chemie zwischen den Unternehmen sowie den Menschen hat einfach gestimmt.
Ausschlaggebend waren vor allem die örtliche Nähe und die persönliche Betreuung durch das Team. Zusätzlich hat auch die menschliche Ebene gut gepasst, ebenso wie die persönlichen Erfahrungen des Teams, die in die Entscheidung mit eingeflossen sind.
Patricia Perez, Global Key Account Manangerin, beschreibt die Grundlage der Entscheidung für gorelate: „Wir haben einfach gesehen, dass das von der Chemie her gut passt, und dass wir von euch die nötige Erfahrung zur Verfügung gestellt bekommen."
Die Ergebnisse der Zusammenarbeit:
Durch die Einführung von Dynamics hat die BTU ein zentrales, stabiles und datensicheres CRM-System aufbauen können, das alle Kundendaten, sowohl aus alten als auch aus neuen Systemen zusammenfindet. Alle relevanten Informationen lassen sich gezielt suchen, finden und bearbeiten, ohne mühsame Excel-Listen oder manuelle Nachpflege. Änderungen an den Daten fließen automatisch in die internen Workflows ein und werden auch im Backoffice weiterbearbeitet, was für Aktualität und Transparenz sorgt, erzählten sie uns im Interview mit gorelate.
„Ich kann eine Kundenanlage von A bis Z im Tool fertigstellen, am Ende des Tages warte ich nur noch auf die Kundennummer, und auf Knopfdruck habe ich alle Infos. Das macht meine Arbeit so angenehm.“
Patricia Perez, Global Key Account Manangerin bei BTU
Weiters wurde die Ressourceneinsparung betont: Newsletter-Anmeldungen werden automatisiert mit Kundenaccounts verknüpft, Kundendaten lassen sich auf Knopfdruck vollständig erstellen und verwalten, und datenschutzrechtliche Anforderungen werden problemlos erfüllt. So konnte die Arbeit in Marketing, Sales und interner Kommunikation nicht nur beschleunigt, sondern auch auf eine moderne, zukunftsfähige Basis gestellt werden.
Wo wird das System bei euch eingesetzt?
- Im Vertrieb & Key Account Management wird es für zentrale Kundendaten, automatische Workflows, einfache Suche eingesetzt.
- Im Marketing für Newsletter, Aussendungen, Markenmanagement, automatisierte Anmeldungen, was vieles erleichtert.
- und auch für die Interne Kommunikation: abgestimmte Workflows zwischen Front und Backoffice werden hier mit Dynmaics durchgeführt.
Zusammenarbeit mit gorelate:
"Die Zusammenarbeit war von Anfang an von Offenheit, gegenseitigem Verständnis und enger Abstimmung geprägt, gorelate hat sich schnell auf unsere individuellen Bedürfnisse eingestellt und zeigte großes Engagement, um die komplexe Herausforderung der Zusammenführung verschiedener Kundendaten-Systeme zu meistern. Besonders geschätzt haben wir die persönliche Betreuung und das offene Ohr für alle Fragen. Die klare und direkte Kommunikation hat wesentlich dazu beigetragen, auch herausfordernde Abstimmungsprozesse erfolgreich zu meistern. Durch die partnerschaftliche Zusammenarbeit konnten wir ein CRM-System etablieren, das technisch überzeugt und trotz anfänglicher Skepsis, von allen Nutzer*innen gut angenommen wurde."
Learnings & Herausforderungen und Zukunftsziele:
Im Interview wurde deutlich, dass es zunächst eine Herausforderung war, alle internen Stakeholder von der Einführung des CRM-Systems zu überzeugen, insbesondere, da viele Mitarbeitende auch ohne ein solches System gut zurechtgekommen waren. Viele Vorteile zeigten sich erst im laufenden Einsatz und wurden mit der Zeit zunehmend geschätzt. Rückblickend wurde deutlich, dass das Zielbild im Projektverlauf schrittweise weiterentwickelt und präzisiert wurde. Für das Team war dies ein wichtiges Learning: Künftig sollen Zielarchitekturen noch klarer formuliert werden. Letztlich konnten alle Herausforderungen gemeinsam gemeistert und das System erfolgreich implementiert werden.
Das Team der BTU schaut neugierig in die Zukunft und plant, die Angebotslegung sowie Kundengewinnspiele und Events künftig vollständig über das CRM-System abzuwickeln. Die Weiterentwicklung digitaler Prozesse ist fest in der Unternehmensstrategie verankert – Stillstand ist für das Unternehmen keine Option!
„Manchmal mussten wir einen Schritt zurück, um zwei Schritte nach vorne zu gehen – aber am Ende ist alles super ausgegangen.“
Patricia Perez, Global key Account Manangerin bei BTU
Über die BTU Business Travel Unlimited Reisebüro GmbH
BTU Business Travel Unlimited Reisebüro GmbH ist ein erfahrenes Reisebüro, das sich auf individuelle Geschäftsreisen spezialisiert hat. Mit maßgeschneiderten Lösungen unterstützt BTU Unternehmen dabei, ihre Reiseplanung effizient und flexibel zu gestalten.
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