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EFA x gorelate: Wie Daten den Dialog ermöglichen
02. März 2026
Wenn tausende Vordenker:innen, hunderte Speaker und junge Talente im Bergdorf Alpbach zusammenkommen, wirkt das oft wie eine magische Fügung. Doch damit dieser „Spirit of Alpbach“ entstehen kann, sorgt eine hochmoderne IT-Landschaft für ein stabiles Fundament.
Als Spezialist für Microsoft Dynamics 365 begleiten wir das European Forum Alpbach (EFA) schon seit über 5 Jahren dabei, ihr CRM nicht nur als Datenbank, sondern als strategisches Herzstück zu nutzen, mit dem Ziel komplexe Datenmengen in effiziente, automatisierte Prozesse zu verwandeln. (Hier geht´s zu unserer letzten gemeinsamen Referenzstory!)
Für Barbara Zimmermann, Geschäftsführerin des EFA, ist das CRM weit mehr als nur ein IT-Projekt. Es ist der Ort, an dem das Wissen über 4.700 Teilnehmende, Partner und Akteure zusammenfließt. Ob Partnerschaften, Hotelbuchungen oder wirtschaftliche Kennzahlen: Dynamics liefert die Entscheidungsgrundlagen, die Barbara braucht, um das Forum strategisch zu steuern. Was alles möglich ist sehen Sie im Video!
Weniger Aufwand, mehr Überblick - durch ein kollaboratives Partnermanagement
Sven Nelander, der die administrativen Prozesse beim EFA mitverantwortet, beschreibt es treffend als „Single Source of Truth“. Schon vor dem tatsächlichen Erstkontakt werden potenzielle Leads im CRM erfasst. Bei Opportunities wird das CRM genutzt, um den Verhandlungsstatus zu verzeichnen und die Einkommensplanung zu machen. Und sogar die Vertragserstellung wird über das Documents Core Pack abgewickelt.
Besonders deutlich wird die Zeitersparnis beim neuen Partnermanagement, das früher einen enormen administrativen Aufwand bedeutete. Wo früher Gästelisten mühsam per E-Mail hin- und hergeschickt wurden, sorgt heute ein automatisiertes Einladungs- und Besuchermanagement auf Basis der Power Platform für reibungslose Abläufe. Partner loggen sich direkt über ein Power Pages Portal ein und sehen dort in Echtzeit die Anwesenheit sowie die aktuellen Anmeldungen für ihre spezifischen Sessions. Sie steuern ihre Einladungen völlig selbstständig über das Portal und sprechen ihre Zielgruppen punktgenau an, während die Auslastung der Sessions jederzeit transparent dargestellt wird. Das System ermöglicht sogar ein automatisches, systemgesteuertes „Nachladen“ von Gästen, sobald Kapazitäten frei werden. Da das gesamte Ticketingtool direkt in Dynamics 365 integriert ist, können gesammelte Einladungsmails versendet werden, die jedem Gast eine individuelle Auflistung aller Events bieten, zu denen er von verschiedenen Veranstalter*innen eingeladen wurde, ohne sie mit einzelnen Einladungsmails zu fluten. Dieser hohe Grad an Automatisierung reduziert den administrativen Overhead für das EFA-Team so massiv, dass die Zeitersparnis dieses Tools allein auf die Kapazität einer gesamten Vollzeitstelle geschätzt wird.
„Vertragserstellung machen wir durch die Beratung von gorelate vollintegirert über Documents Core Pack. Mit minimalen Anpassungen bauen wir einen kompletten Vertrag in nur 5 -10 Minuten und minimieren dabei sogar noch Fehler.“
Sven Nelander, Mitarbeiter Partnership bei EFA
Automatisierte Verträge
... werden per Plugin direkt aus dem System erstellt.
Zusagen und Absagen in Echtzeit
... werden automatisch dokumentiert
Fehlerquellen werden minimiert
... weil niemand Daten händisch übertragen muss.
Mit KI und Power Pages zum End-to-End Bewerbungsprozess
Besonders beeindruckend ist der Einsatz im Stipendienprogramm. Melissa Német managt über 6.000 Bewerbungen pro Jahr über das System – ein Volumen, das manuell kaum zu bewältigen wäre. Gemeinsam haben wir einen lückenlosen digitalen Prozess aufgesetzt, in dem Datenqualität und KI-Unterstützung Hand in Hand gehen.
Wie unterstützt die KI bei dem Filtern großer Mengen an Bewerber:innen?
Schon beim Eingang der Bewerbungen unterstützt das System. Mit Hilfe von Filterfunktionen können Vorab-Kriterien aussortiert werden. Mithilfe von einem eigens gebauten KI Analysetool wird die Wahrscheinlichkeit geprüft, ob ein Motivationsschreiben durch generative KI erstellt wurden, um eine faire, objektive Einordnung zu ermöglichen.
Wie helfen Power Pages der Jury in ihrer Arbeit?
Einzelne Bewerbungen können externen Juror:innen zugeteilt werden. Diese greifen über die Power Pages direkt auf die für sie relevanten Datensätze zu und geben ihre Bewertungen systemgesteuert ab. Im selben System können Ergebnisse verglichen und ausgewertet werden. Sobald die Entscheidung gefallen ist, übernimmt Dynamics 365 die gesamte End-to-End-Kommunikation. Zu- oder Absagen werden direkt aus dem System versendet, was maximale Transparenz und Geschwindigkeit garantiert.
„Es geht nicht nur darum, Lösungen zu finden, sondern auch zu zeigen, wie ich sie selbst anwenden kann.“
Melissa Német, Stakeholder Managerin bei EFA
Warum gorelate?
Technik ist das eine, die Begleitung das andere. Wir verstehen uns nicht als reiner Software-Lieferant, sondern als lösungsorientierter Partner, der nah am Kunden arbeitet.
Das ist unser gorelate-Versprechen: Wir bauen keine komplizierten „Blackboxes“, sondern befähigen Ihr Team, die Tools produktiv und sicher zu nutzen. Wir sind da, wenn es in der „Crunch-Time“ vor einem Event schnell gehen muss – professionell, empathisch und immer auf Augenhöhe.
Wir freuen uns darauf, das EFA auch in den nächsten Jahren als verlässlicher Partner auf diesem Weg zu begleiten.
Das European Forum Alpbach (EFA)
Das European Forum Alpbach ist gemeinnütziger Verein und eine Stiftung mit dem Ziel, den Dialog und die Zusammenarbeit über Generationen, Disziplinen und Grenzen hinweg zu fördern, um demokratische Werte und Innovationen in Europa zu stärken
Nikolaus Matejka
Account Manager
+43 1 3000944-42
Möchten Sie Ihr CRM-Potenzial voll ausschöpfen?
Egal, ob Sie vor einer Neueinführung stehen oder Ihr bestehendes System optimieren wollen: Lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Ihre Prozesse zum Atmen bringen.
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