Best Practice

MS Dynamics CRM

GBTEC x gorelate: Einheitliches Dynamics 365 & Harmonisierung des Sales-Prozesses

24. Oktober 2022

Theres Baumgartner

Als der Softwarehersteller GBTEC mit Sitz in Bochum das in Wien ansässige Unternehmen avedos (nun GBTEC Austria GmbH) übernahm, sollten natürlich auch das CRM und insbesondere der Sales Prozess vereinheitlicht werden. Das Ziel: Eine gemeinsame Dynamics Lösung in der Cloud mit abgestimmten Marketing- und Sales Apps. Wie das Projekt zustande kam und welche Herausforderungen es gab, davon erzählen Michael Dierks, COO & Vorstandsmitglied der GBTEC Gruppe, und Maximilian Hadek, Projektleiter bei gorelate.

Ausgangslage & Entscheidung für gorelate

Vor der Übernahme hatten beide Unternehmen Dynamics bereits im Einsatz, die Firma avedos jedoch noch eine veraltete On-Premise Version, während GBTEC bereits auf die Dynamics 365 Cloud-Lösung setzte. Nachdem klar war, dass man fortan mit einem gemeinsamen CRM arbeiten wollte, entschied sich GBTEC für gorelate als Implementierungspartner.

Herausforderungen & Umsetzung

Umgesetzt wurde Dynamics 365 Marketing und Sales. Die Marketingimplementierung konnte durch einen erfahrenen GBTEC Mitarbeiter mit nur geringer Unterstützung durchgeführt werden, der Sales-Bereich wurde von gorelate umgesetzt. Bei GBTEC und avedos waren die Sales Abläufe bedingt durch zwei unterschiedliche Produktlinien verschieden, durch die Fusionierung wurden die Prozesse vereinheitlicht. gorelate stand hier auch beratend zur Seite, sodass das Lead Opportunity-, Angebots- und Auftragserfassungs-Management ideal harmonisiert werden konnten.

„Heute arbeiten beide Niederlassungen mit dem gleichen Sales Prozess und man sieht keinen Unterschied mehr, egal, ob man das CRM von Deutschland oder Österreich aus verwendet“, erzählt Max Hadek. „Wichtig ist, dass wir nun gemeinsam in einem zentralen System von verschiedenen Standorten aus den Vertriebsprozess bespielen können“, so Vorstandsmitglied Michael Dierks: „Leads können Standort- und Produktlinienübergreifend bearbeitet bzw. verteilt werden. Damit haben wir auch eine bessere Transparenz über alle Vertriebsvorgänge.“

Schnittstelle & Projektablauf

Parallel zum Umbau von Dynamics wurde von GBTEC Austria Microsoft Navision als neues ERP-System eingeführt – hier wurde eine Schnittstelle gebaut: Aufträge, die in Dynamics 365 generiert werden, werden ins ERP-System übertragen und dort weiterverarbeitet. „Das war eine echte Herausforderung, die wir mit viel Teamwork gemeistert haben!“, so Max Hadek. „Durch die Schnittstelle mit Navision kam es bei uns zu erheblichen Einsparungen bei der Anlage von Projektnummern für die Faktura und die Beratung“, freut sich Michael Dierks von GBTEC.

Da das Projekt während der COVID-19-Pandemie umgesetzt wurde, musste alles remote ablaufen. „Das hat wirklich außerordentlich gut geklappt, was ja nicht selbstverständlich ist“, erzählt Max Hadek: „Gelegen hat dies vor allem an einem super Projektteam und einer gelungenen Kommunikation!“ Hervorheben will der Projektleiter auch die Datenmigration: Diese wurde von gorelate aus den beiden Altsystemen ins gemeinsame neue CRM gebaut, sodass die Daten exakt übernommen werden konnten. Auch Michael Dierks zeigt sich mit dem Projektablauf zufrieden: „Die agile Projektvorgehensweise hat uns geholfen, Schritt für Schritt das Endergebnis zu verbessern.

Technische Highlights & Zukunftsmusik

Header Zwischenüberschrift

„Als technisches Highlight des Projekts ist neben der ERP-Schnittstelle vor allem das Add On zur Adress-Validierung hervorzuheben“, erzählt Hadek: „Sobald man anfängt, etwa einen Straßennamen zu tippen, wird einem gleich alles vorgeschlagen – z.B. der Ort, das Bundesland und die Postleitzahl und in die entsprechenden Felder übernommen.“

Microsoft Navision

Momentan ist eine Erweiterung der Microsoft Navision Schnittstelle geplant: Konkret geht es um die Übermittlung von Vertragsinformationen. Bis dato wurden über die Schnittstelle Aufträge von Dynamics 365 hin zu MS Navision übermittelt, jetzt soll der umgekehrte Weg von Navision ins CRM abgebildet werden, etwa Start- und Enddatum von Verträgen oder die spezifischen Leasing Modelle.

Die Projekthighlights

Gemeinsame Dynamics-Lösung, unabhängig vom Standort & der Produktlinie –Zusammenführen der beiden Unternehmen wird durch CRM unterstützt (z.B. Dateneinsicht bei bereits gemeinsamen Kund*innen)

Aus zwei wird eins: Harmonisierter gemeinsamer Sales-Prozess mit Lead-Opportunity-, Angebots- und Auftrags-management

Schnittstelle zu MS Navision für Auftragsmanagement

Standort in Österreich: Dynamics 365 nun auch online mit Cloud-Lösung statt On-Premise

Über GBTEC

Die GBTEC Gruppe ist einer der führenden Spezialisten für die digitale Transformation von Unternehmen und bietet ihren Kund*innen smarte Softwarelösungen und exzellente Beratung.

Mehr über GBTEC

Weitere Beiträge

MS Dynamics CRM

20. Januar 2025

Samantha Scott

GBTEC x gorelate: Einheitliches Dynamics 365 & Harmonisierung des Sales-Prozesses

Ausgangslage & Entscheidung für gorelate

Herausforderungen & Umsetzung

Schnittstelle & Projektablauf

Die Projekthighlights

Über GBTEC

Weitere Beiträge

Die Zukunft der Business-Automatisierung: Wie Microsoft mit autonomen Agenten Dynamics 365 revolutioniert

VERBUND x gorelate: Data Protection Tools als Lösung für DSGVO-Vorgaben

Effektives Field Service Management mit Dynamics CRM

ACREDIA Versicherung x gorelate: Wie Dynamics die gesamte Customer Journey neu definiert

KI im Customer Service – Wie Sie Ihre Ressourcen mit künstlicher Intelligenz entlasten!

Microsoft 365 Copilot meets Dynamics 365: So wird Arbeit effizient und der Arbeitsalltag effektiv!

Fakten statt Bauchgefühl: Was Daten mit erfolgreichem Marketing zu tun haben

Energie Steiermark x gorelate: Digitalisierung des Kundenservice und geplanter Einsatz von KI für mehr Kundenzufriedenheit

Die Neuerungen der Release-Wave-2/2023 in Microsoft Dynamics 365

Enterprise AI: Microsoft 365 Copilot für sales marketing und service

Effizienter Kundensupport im Team die synergie von microsoft teams und dynamics 365 customer service

MYFLEXBOX x gorelate: Visualisierung für nachhaltigen Benefit

VERBUND x gorelate: Wie man den Sales-Prozess digitalisiert

GBTEC x gorelate: Einheitliches Dynamics 365 & Harmonisierung des Sales-Prozesses

Heel x gorelate CRM Projekt mit Pharma add on

goUse Case: Event check in App mit QR code scanner

New Commerce Experience: Microsoft ändert Linzenzgestaltung

Kinderhospiz Netz x gorelate: Verwaltung der Patientendaten

Customer Insights: Österreichische Post x gorelate

Personalisierte Werbung: Die Vor- und Nachteile

Customer Insights: Data privacy und dsgvo

Ein erfolgreiches Customer Insights Projekt in 62 Schritten

Customer Insights: Den Menschen hinter den Daten

#goDigital: European Forum Alpbach x gorelate

Glossar: Sprechen Sie Insights?

MS Catalyst: Wie man Digitalisierung und Transformation lernen kann

Jeder Tag ist ein neuer Start

Mixed Reality: Zwischen ‚HoloLens‘ und Science-Fiction-Bond

Dynamics 365 Project Operations

Almas Industries setzt auf Dynamics 365

Neuzugang mit ganz viel Power

Omnichannel-Kundenservice: Schneller, effizienter, übersichtlicher!

Website-Relaunch: Viel Herz, Hirn und der gewohnte Schmäh

500 Tage DSGVO: Das ist passiert

Künstliche Intelligenz im CRM wie smart ist das wirklich

Dynamics 365: so einfach war Eventmanagement noch nie

CRM und DSGVO – ein ungleiches Paar?

Marketing Automation mit microsoft dynamics 365 for marketing

gorelate Flexible Grid - Microsoft Dynamics wie noch nie!

Wie Sie Ihr CRM pflegen und lange am Leben halten

Die 7 goldenen Regeln bei der CRM Führung

Twong x gorelate: gomigrate: CRM-Migration in Bestzeit und bei laufendem Geschäftsbetrieb

Auer Signal x gorelate: CRM-Beratung mit Handschlagqualität

Mit Microsoft 365 Omni-Channel Customer Service zum Kundenchampion