Best Practice

MS Dynamics CRM

MYFLEXBOX x gorelate: Visualisierung für nachhaltigen Benefit

21. April 2023

Ina Baltes

Für die stark wachsende MYFLEXBOX hat gorelate ein CRM-Projekt umgesetzt: Mit Dynamics 365 wurde ihr Standort-Prozess durch die Integration der Bing-Maps visuell unterstützt. Das Resultat: Wesentliche Vereinfachung der Arbeitsschritte und Prozesse. Insights in das Projekt geben Felix Arndt von MYFLEXBOX und Samantha Scott von gorelate.

Insights in das Projekt

Ausgangslage & Entscheidung für Dynamics 365


MYFLEXBOX ist ein Corporate Start-Up der Salzburg AG und wurde im Juli 2022 ausgegründet. MYFLEXBOX stand vor der Herausforderung, einen Prozess zu implementieren, die die Standortakquise systemisch unterstützt. Damals wurde der Kundenservice nur rudimentär über Outlook/Emails abgewickelt und auch für Operations bzw. die Umsetzung der Standorte gab es keine ideale Lösung. „Die Gesamtsituation war nicht quantifizierbar und fehleranfällig“ berichtet Felix Arndt. Je mehr Kunden/Partner dazu kamen, desto mehr wurde ein System gesucht, dass alles zusammenbringt und den zentralen Standortprozess in seiner Gänze abdecken kann.


„Durch eine Ausschreibung kamen wir dann mit der gorelate in Kontakt und nach mehreren Gesprächen war für uns spürbar, dass es ein Verständnis unserer Prozesse, auch technisch, gibt, so dass wir uns letztendlich gut verstanden und aufgehoben gefühlt haben und uns somit klar für gorelate entscheiden konnten.“

Jörg Felix Arndt, Head of Customer Services bei MYFLEXBOX AustriaGmbH

Herausforderungen bei der Umsetzung und im Projekt

Die größte Herausforderung war der Projektstart – ein Lernprozess für beide Seiten. Zum einen das technische Verständnis der Möglichkeiten durch Microsoft Dynamics und zum Anderen das Prozessverständnis von MYFLEXBOX. Es konnten manche bestehenden Tabellen und Listen von Excel nicht 1:1 ins CRM übernommen werden, so dass es notwendig war, aber durch Automatismen auch möglich wurde, einige Prozesse zu vereinfachen.

Für die Prozessoptimierung mussten anfangs mehrere Schleifen gedreht werden. Diese Lernphase war nicht ideal, aber sehr gut, da so ein tiefergehender Austausch notwendig war, die Dynamik sich sehr ergebnisorientiert entwickeln und bei Samantha Scott ein tiefes Prozessverständnis entstehen konnte.

Im Projektablauf kamen nach und nach mehr Bereiche und Apps dazu. Zuerst als Basis die Umsetzung von Sales, dann in weiterer Folge Project Operations, Field Service und Customer Service. In jedem Bereich wurden die jeweiligen Mitarbeiter bzw. Poweruser eingeschult.

Die größte Herausforderung und das Highlight: Der Standort-Prozess

Für MYFLEXBOX dreht es sich hauptsächlich um Standorte – wo macht es Sinn, die nächste Paketstation zu platzieren. Der Standortprozess hat sich vor allem visuell, durch die Integration von BingMaps entwickelt. Es wurde eine WebRessource gebaut, die direkt auf dem funktionalen Standort liegt. Auf der Karte sieht man den physikalischen Standort, bereits vorhandene und potentiell neue Standorte, ergänzt um einige Bewertungskriterien. „Die BingMaps-Integration ist sicher das Highlight des Projekts und war auch das technisch Schwierigste, aber der Aufwand hat sich gelohnt.“ sagt Samantha Scott zufrieden.

Was sind denn die Vorteile für die User*innen?

„ MYFLEXBOX hat sehr viele Kriterien pro Standort, aber auch viele Mitspieler: Paketdienstleister, Partner, interne Mitarbeiter und externen Bewerter und all das in einem CRM, das die Möglichkeit bietet, alles auch per Apps am Handy anzusteuern. In der Live-Karte werden vorhandenen Standorte, potentielle Standorte und Paketdienstleister angezeigt und mittlerweile haben wir auch einen GIS-Service integriert, der Haushalte und Bevölkerungszahlen anzeigt. Das hat die ganzen Prozesse wesentlich vereinfacht und Zeit eingespart."

Samantha Scott

Technical Consultant

„Durch eine Ausschreibung kamen wir dann mit der gorelate in Kontakt und nach mehreren Gesprächen war für uns spürbar, dass es ein Verständnis unserer Prozesse, auch technisch, gibt, so dass wir uns letztendlich gut verstanden und aufgehoben gefühlt haben und uns somit klar für gorelate entscheiden konnten.“

Felix Arndt, Head of Customer Services bei MYFLEXBOX Austria GmbH

Outcome & Erfolge durch das Projekt


Durch Dynamics 365 gibt es nun einen geordneten, stabilen Prozess, in dem durch die einfache Kombination der Apps, in dem Fall Operations und Sales, keine Informationen mehr verloren gehen und der die Potentialoptimierung unterstützt – ein massiver Impact für MYFLEXBOX.
 


Felix, wie war für dich die Zusammenarbeit von MYFLEXBOX und gorelate?


„Ich empfinde die Zusammenarbeit aus verschiedenen Gründen großartig. Eine der wichtigsten Botschaften, die wir als MYFLEXBOX nach außen geben wollen ist die, dass wir keine Kunden haben, sondern Partner. Partnerschaften können qualitativ hochwertig sein und wachsen, wenn man sie pflegt. Ich empfinde die Zusammenarbeit mit gorelate als eine solche Partnerschaft. Das liegt zum einen an der Firma gorelate an sich, aber insbesondere auch an Individuen wie Sam, die sehr viel dazu beigetragen hat, dass es zu einer solchen Partnerschaft kommen konnte.“

Felix Arndt, Head of Customer Services bei MYFLEXBOX Austria GmbH

Zukunftsaussicht

Die Vision ist es, mit Microsoft Dynamics ein System zu haben, über das zentral alles läuft, weil diese wechselseitigen Verbindungen wirklich sehr stark sind. Derzeit liegt der Fokus auf Automatisierungen für weitere Zeiteinsparung. Danach fokussieren wir uns gemeinsam auf die Skalierung des Prozesses und darauf, dass MYFLEXBOX in Zukunft selbständiger in der Umsetzung arbeiten kann. Samantha Scott gibt an, dass sie sich sehr freut so auch beim Wachstum der MYFLEXBOX mitmachen zu können.

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