Best Practice
MS Dynamics CRM
#goDigital: European Forum Alpbach x gorelate
01. Juni 2022
Was braucht es zur gelungenen Digitalisierung? Wie funktioniert Eventmanagement mit Dynamics 365? Und kann man eigentlich auch falsch digitalisieren? Ein Gespräch mit Christiane Schwaiger vom Forum Alpbach.
Für das European Forum Alpbach setzte gorelate Dynamics 365 Marketing & Sales um.
Die Ausgangslage
- Dynamics 365 Marketing war bereits im Einsatz, ebenso ein weiteres Event Management-Tool
- Tool war nicht ausreichend an Dynamics 365 angebunden
- Dynamics 365 Marketing App konnte nicht in vollem Umfang ausgenutzt werden
Der Bedarf
- Eventmanagement: Sessions & Raumbuchungen verwalten, Speaker*innen & Sponsor*innen managen
- Ticketing: Aufbau eines Ticketshops, abgestimmtes Einladungsmanagement, Anbindung von Zahlungsanbietern & Rechnungsversand
- Abbildung der komplexen Ticketingsstruktur mit unterschiedlichen Kategorien, Zeiträumen sowie Themenbereichen
Die Entscheidung für gorelate
„gorelate ist bereits in der Aufbereitung des Angebots sehr spezifisch, professionell und präzise auf unsere Anforderungen eingegangen und hat mit der Tiefe der Rückfragen – und vor allem Lösungsvorschlägen am System – beeindruckt sowie überzeugt“, so Christiane Schwaiger vom Forum Alpbach.
Die Umsetzung
- Start mit Februar, Go-Live bereits mit Juni 2021 (Start des Ticketverkaufs)
- Bis dahin Umsetzung von Dynamics 365 Marketing & Sales
- Gemeinsam mit langjährigen Partnern FOCUST Management- & IT Consulting sowie Cookis Webworks Bau eines Ticketshops und direkte Anbindung an Dynamics 365
Die Herausforderungen
- Zeitdruck & Umfang der Anforderungen
- Wichtig also: Flexibles und agiles Vorgehen „on the go“
- Projektleiter Manuel Schalleck: „Wir konnten sehr schnell ein Verständnis für die Ticketing-Struktur aufbauen und auch flexibel bleiben, als z.B. der Kategorieaufbau der Tickets verändert wurde. Dadurch hat das Go-Live auch pünktlich geklappt!“
Die Organisation
- Organisation aller Beteiligten erfolgte über DevOps-Projekt: Sammlung aller Aufgaben, Kategorisierung & Priorisierung
- Regelmäßige Jour Fixes zur Abstimmung
- Vor allem gute Kommunikation erweis sich als Schlüssel zum gemeinsam erfolgreichen Projekt
- Individuelle Schulungen des EFA-Teams, dadurch Befähigung, immer mehr selber umzusetzen
Die technischen Highlights
- Kurz vor Go-Live brachte Microsoft ein neues Feature für Dynamics 365 Marketing heraus: Real Time Marketing – noch in Go-Live-Phase wurde Real Time Customer Journey umgesetzt
- Dadurch Automatisierung & Individualisierung der Customer Journey – inkl. Echtzeit-Updates & abgestimmte Angebote während der Veranstaltung
- Einbindung von Zahlungsmöglichkeit direkt im Ticketshop, der nahtlos mit Dynamics 365 verbunden war – Umsetzung über den Bezahldienst-Anbieter Stripe
Das European Forum Alpbach (EFA) schafft eine Plattform, auf der junge Menschen mit führenden Persönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft, Zivilgesellschaft, Kultur und Wissenschaft zusammenkommen. Gemeinsam erarbeiten sie Ideen für ein starkes und demokratisches Europa. Mit einer breiten und vielfältigen Community aus verschiedenen Disziplinen und Generationen richtet sich das EFA an europäische Entscheidungsträger:innen, um deren Wissen zu erweitern und so zu guten Entscheidungen für Europa beizutragen.
"Warum haben wir uns für gorelate entschieden? Ganz einfach – gorelate ist bereits in der Aufbereitung des Angebots sehr spezifisch, professionell und präzise auf unsere Anforderungen eingegangen und hat mit der Tiefe der Rückfragen – und vor allem Lösungsvorschlägen am System – beeindruckt sowie überzeugt. Die Ausgangslage war ambitioniert, dennoch ließen bereits die Vorgespräche auf eine lustvolle Zusammenarbeit schließen. Auch auf zwischenmenschlicher Ebene hat es von Anfang an sehr gut geklappt, denn die Teams waren von Anfang an involviert."
Christiane Schwaiger
HEAD OF OPERATIONS, EUROPean FORUM ALPBACH
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