Best Practice

MS Dynamics CRM

VERBUND x gorelate: Wie man den Sales-Prozess digitalisiert

22. Dezember 2022

Theres Baumgartner

Für das Energieunternehmen VERBUND hat gorelate ein CRM-Projekt umgesetzt: Mit Dynamics 365 wurde der Sales-Prozess digitalisiert und die Dokumentenerstellung automatisiert. Das Resultat: Enorme Zeitersparnis und praktische Erleichterungen für die User*innen bei Angebots- und Vertragserstellung. Insights in das Projekt geben Tobias Haberler und Thomas Winkler von VERBUND & Marie-Luise Zwischenberger von gorelate.

Insights in das Projekt

Ausgangslage & Entscheidung für gorelate

VERBUND Energy4Business hatte bereits ein CRM im Einsatz, das aber vor allem zu Dokumentationszwecken genutzt wurde – die Arbeitsprozesse selbst waren nicht abgebildet. Am Projektstart stand also die Suche nach einem neuen CRM, das den gesamten Sales-Prozess umfasst und die User*innen in ihrer Arbeit unterstützen kann. Tobias Haberler, System- und Applications-Manager beim VERBUND, erzählt: „Wir haben einen Proof of Concept und eine Marktanalyse durchgeführt – letztlich war ausschlaggebend, dass Dynamics 365 das beste Gesamtprodukt für uns geliefert hat.“ Thomas Winkler, Produktmanager bei VERBUND und verantwortlich für das Anforderungsmanagement im CRM-Projekt, sieht vor allem die Flexibilität und Vielseitigkeit als Vorteil: „Die ganzen Automatisierungsprozesse, die unseren User*innen helfen, in der Digitalisierung weiterzukommen, funktionieren mit dem System super.“ Die Entscheidung für gorelate als Partner zur Umsetzung hatte mehrere Gründe: „Anfangs waren wir mangels Erfahrung auf Empfehlungen angewiesen. Zusätzlich hat die örtliche Nähe eine Rolle gespielt und dass wir bei gorelate Zugang zu Personen bekamen, die offensichtlich schon Erfahrungen im Energiebereich gemacht und gesammelt haben“, so Haberler.

Die Umsetzung

gorelate bildete in enger Abstimmung mit dem CRM-Projektteam einen Großteil der Vertriebsprozesse in Dynamics ab: „Wir haben Business Process Flows für die unterschiedlichen Produktgruppen erstellt, die die User*innen von Angebotserstellung bis zum Vertragsabschluss unterstützen sollen“, so Marie-Luise Zwischenberger, Consultant & bei gorelate Verantwortliche für das Projekt.

Angebotserstellung

VERBUND Energy4Business GmbH ist im Energiehandel im B2B-Feld tätig. Ein wesentlicher Bereich betrifft die Vermarktung von Strom aus erneuerbaren Erzeugungsanlagen, eine Produktfamilie, die bereits nahezu vollständig im CRM über einen Business Process Flow abgebildet ist und vom Sales-Team bearbeitet wird. Ein Teil davon ist zum Beispiel der Pricing-Prozess: Wenn das Sales-Team ein Angebot erstellen möchte, müssen zunächst alle erforderlichen Daten im CRM eingegeben werden, die für die Preiskalkulation notwendig sind. Durch die Schnittstelle zum Pricing Tool werden die Daten per Knopfdruck weitergegeben. Es folgt die Berechnung und Rücksendung der Preise ins CRM, damit diese im Angebot vorhanden sind. „Im Zuge der unterschiedlichen Phasen des Business Process Flows wird auch jeweils überprüft, ob alle erforderlichen Daten für den nächsten Prozessschritt vorhanden sind, die dann z.B. das Pricing Tool braucht“, erzählt Marie-Luise Zwischenberger. 


Luise, was wird den User*innen geboten?

„Die User*innen werden bei der Eingabe wirklich unterstützt: sie werden auf die noch fehlenden Daten aufmerksam gemacht und können ohne den nötigen Eingaben im System nicht in die nächste Phase wechseln.“

Luise Zwischenberger

CRM Consultant

Vom Angebot zum Vertrag

Für das Angebot selbst wird die in Dynamics 365 integrierte Dokumentenerstellung (DCP) genutzt – sobald das Angebot fertig ist, kann es direkt aus dem CRM an den potenziellen Kunden geschickt werden. Nimmt dieser dann das Angebot an, wird der Vertragsdatensatz im CRM angelegt – nach Ergänzung der vertragsrelevanten Informationen kann der/die User*in anschließend das Vertragsdokument erstellen. „Der gesamte Business Process Flow zur Angebots- und Vertragserstellung funktioniert ebenfalls für Sammelangebote – das Sales-Team hat zum Beispiel die Möglichkeit, ein Angebot für die Vermarktung von mehreren Windparks zu erstellen, der potenzielle Kunde kann durch eine Splitting-Funktion trotzdem die einzelnen Teilangebote einsehen. Das ist wirklich gut gelungen“, erzählt Marie-Luise Zwischenberger. Ebenso weist sie auf die Sharepoint-Integration hin: Angebots- und Vertragsdokumente werden direkt am SharePoint abgelegt. Die SharePoint Integration wird zusätzlich genutzt, um Daten zu importieren. Es gibt z.B. eine Excel-Vorlage für den Kunden, in der dieser Daten zu seinen Windrädern ausfüllt – die Daten können dann im Zuge des Business Process Flows automatisiert in das CRM übernommen werden.

Vorteile für die User*innen

„Besonders gelungen finde ich die Konfiguration der Produkte. Jedes Produkt durchläuft einen bestimmten Prozess und dieser wird auf dem Produkt bzw. auf der Produktfamilie hinterlegt. Den User*innen wird daher basierend auf ihrer Produktauswahl sofort der richtige Business Process Flow angezeigt, der sie durch den Vertriebsprozess führt“, erklärt Zwischenberger. Außerdem weist sie auf die Dokumenten-Zuordnung hin: Einem Produkt werden unterschiedliche Vorlagen wie Angebote oder Verträge zugeordnet – im Zuge des Prozesses kann bereits in der Angebotsphase ein Mustervertrag erstellt werden.

Thomas, welche Herausforderungen gab es im Projekt?

„Die Challenge war, genau den Sweet Spot zu finden, zwischen: Was möchte unser Key Account Manager im System haben? Und: Was kann das System überhaupt? Also alles auf einen Mittelweg zu bringen, so dass alle gut arbeiten können – sowohl der Key Account Manager als User, als auch das System. Und dann gibt es noch eine dritte Partei – die operativen Abteilungen, die mit den Daten weiterarbeiten wollen, und die haben natürlich auch Anforderungen. Das heißt, diese drei Parteien an einen Tisch zu bringen, verlangte sehr viel Vorarbeit und sehr viel Abstimmung.“

Thomas Winkler, Produktmanagement VERBUND Energy4Business

Outcome & Erfolge

Der große Outcome des Projekts heißt Automatisierung und Digitalisierung: „Vor der Einführung des CRMs war es bei uns so, dass gerade der Angebots- und Vertragsprozess sehr manuell war. Da hat es wenig bis gar keine digitalisierten Prozesse gegeben. Das macht das CRM jetzt 100 % besser“, so Thomas Winkler. Dokumentenerstellung und auch die Pricinganforderung laufen jetzt automatisiert – die Daten werden in das Pricing Tool gespielt und die Preisinformation kann anschließend für Angebot und Vertrag wieder übernommen werden. Dadurch kommt es zu einer enormen Zeitersparnis für die Mitarbeiter*innen. Zusätzlich ist nun auch die Dokumentation effizienter, man sieht etwa auf einen Blick, ob Aufgaben erledigt sind oder nicht. „Als technische Highlights würde ich auch die Schnittstellen hervorheben“, so Marie-Luise Zwischenberger: „Die Schnittstelle zum Pricing Tool sowie zu weiteren internen Systemen, wo nun die Daten auch direkt ins CRM zurückfließen.“ Für Tobias Haberler ist es vor allem der bessere Überblick über die Verkaufstätigkeiten: „Ich habe jetzt ein System, in dem ich mit wenigen Klicks sehen kann, was in den letzten Wochen passiert ist und welche Kunden noch ein Bedürfnis haben, von uns mehr serviciert zu werden.“

Was funktioniert jetzt besser, Tobias?

„Die Arbeit an dem CRM wird nie enden, aber die User*innen, die es jetzt verwenden, sind größtenteils hochzufrieden und sehr erfreut, dass sie dieses System haben.“

Tobias Haberler, System- und Applications-Manager VERBUND Energy4Business

Der Projektablauf

Das gesamte Projekt lief bis auf wenige persönliche Treffen immer remote ab. „Der Zusammenarbeit hat das aber keinen Abbruch getan, im Gegenteil! Alles hat bestens funktioniert – vor allem durch wöchentliche Abstimmungen und die Flexibilität, auch abseits davon Meetings durchzuführen“, erzählt Marie-Luise Zwischenberger: „Dann macht ein Projekt einfach Spaß!“ Auch für Thomas Winkler machen es die laufenden Abstimmungen, vor allem aber die persönliche Betreuung aus: „Die Umsetzungen funktionieren immer rasch und zu unserer Zufriedenheit. Luise fungiert dabei fast schon wie eine Mitarbeiterin unseres Konzerns – diese Nähe ist sehr besonders.“

Würden Sie gorelate weiterempfehlen?

„In unserem Projekt hat sich die gorelate als Glücksfall erwiesen und ich möchte die Zusammenarbeit nicht missen. Wir können persönlich mit den Implementieren reden. Die gorelate hat Fachwissen in vielen Bereichen, die sehr hilfreich sind. Und vor allem: Es ist eine gute persönliche Beziehung entstanden.“

Tobias Haberler, System- und Applications-Manager VERBUND Energy4Business

Weitere Beiträge

MS Dynamics CRM

Tipps & Tricks

07. Februar 2024

Nikolaus Matejka

Fakten statt Bauchgefühl: Was Daten mit erfolgreichem Marketing zu tun haben

Best Practice

MS Dynamics CRM

20. November 2023

Ina Baltes

Energie Steiermark x gorelate: Digitalisierung des Kundenservice und geplanter Einsatz von KI für mehr Kundenzufriedenheit

MS Dynamics CRM

31. Juli 2023

Nikolaus Matejka

Die Neuerungen der Release-Wave-2/2023 in Microsoft Dynamics 365

MS Dynamics CRM

13. Juli 2023

Nikolaus Matejka

Enterprise AI: Microsoft 365 Copilot für Sales, Marketing und Service

MS Dynamics CRM

Tipps & Tricks

04. Juli 2023

Nikolaus Matejka

Effizienter Kundensupport im Team: Die Synergie von Microsoft Teams und Dynamics 365 Customer Service

Best Practice

MS Dynamics CRM

21. April 2023

Ina Baltes

MYFLEXBOX x gorelate: Visualisierung für nachhaltigen Benefit

Best Practice

MS Dynamics CRM

22. Dezember 2022

Theres Baumgartner

VERBUND x gorelate: Wie man den Sales-Prozess digitalisiert

Best Practice

MS Dynamics CRM

24. Oktober 2022

Theres Baumgartner

GBTEC x gorelate: Einheitliches Dynamics 365 & Harmonisierung des Sales-Prozesses

Best Practice

MS Dynamics CRM

19. Oktober 2022

Theres Baumgartner

Heel x gorelate: Ein CRM Projekt mit Pharma-Add-Ons

Best Practice

MS Dynamics CRM

01. Juni 2022

Theres Baumgartner

#goDigital: European Forum Alpbach x gorelate

Best Practice

15. April 2022

Theres Baumgartner

goUse Case: Event Check-In App mit QR-Code Scanner

MS Dynamics CRM

07. Februar 2022

Theres Baumgartner

New Commerce Experience: Microsoft ändert Linzenzgestaltung

Best Practice

MS Dynamics CRM

19. November 2021

Theres Baumgartner

Kinderhospiz Netz x gorelate: Verwaltung der Patientendaten

Best Practice

Tipps & Tricks

Shopping cart on blue background. Shop trolley at supermarket as sale, discount, shopaholism concept with copy space for text or design.

29. Juni 2021

Theres Baumgartner

Personalisierte Werbung: Die Vor- und Nachteile

MS Dynamics CRM

great idea concept with crumpled office paper and light bulb

29. Juni 2021

Theres Baumgartner

Ein erfolgreiches Customer Insights Projekt in 6 (+ 2) Schritten

Best Practice

29. Juni 2021

Theres Baumgartner

Customer Insights: Data privacy und DSGVO

Best Practice

Tipps & Tricks

22. Mai 2021

Theres Baumgartner

Customer Insights: Den Menschen hinter den Daten verstehen lernen

Best Practice

17. Mai 2021

Theres Baumgartner

Customer Insights: Österreichische Post x gorelate

MS Dynamics CRM

gorelate

12. Mai 2021

Theres Baumgartner

Glossar: Sprechen Sie Insights?

gorelate

Tipps & Tricks

30. April 2021

Theres Baumgartner

MS Catalyst: Wie man Digitalisierung und Transformation lernen kann

gorelate

21. April 2021

Theres Baumgartner

Jeder Tag ist ein neuer Start – und genau das möchte ich meinen Kund*innen mitgeben!

MS Dynamics CRM

Tipps & Tricks

25. März 2021

Theres Baumgartner

Mixed Reality: Zwischen ‚HoloLens‘ und Science-Fiction-Bond

MS Dynamics CRM

Tipps & Tricks

26. Februar 2021

Theres Baumgartner

Dynamics 365 Project Operations: was kann es wirklich, Manuel?

Best Practice

MS Dynamics CRM

12. Februar 2020

Georg Gradinger

Almas Industries setzt auf Dynamics 365

Best Practice

MS Dynamics CRM

13. Januar 2020

Tina Zembacher

Neuzugang mit ganz viel Power

Best Practice

MS Dynamics CRM

03. Dezember 2019

Georg Gradinger

Omnichannel-Kundenservice: Schneller, effizienter, übersichtlicher!

Best Practice

gorelate

06. November 2019

Tina Zembacher

Website-Relaunch: Viel Herz, Hirn und der gewohnte Schmäh

MS Dynamics CRM

10. Oktober 2019

Georg Gradinger

500 Tage DSGVO: Das ist passiert

MS Dynamics CRM

24. September 2019

Tina Zembacher

Künstliche Intelligenz im CRM: Wie smart ist das wirklich?

Best Practice

MS Dynamics CRM

03. September 2019

Georg Gradinger

Dynamics 365: So einfach war Event-Management noch nie!

MS Dynamics CRM

02. Juli 2019

Georg Gradinger

CRM und DSGVO – ein ungleiches Paar?

Best Practice

MS Dynamics CRM

28. Mai 2019

Marketing Automation mit Microsoft Dynamics 365 for Marketing

Best Practice

MS Dynamics CRM

14. Mai 2019

Georg Gradinger

gorelate Flexible Grid: Microsoft Dynamics 365 wie noch nie

MS Dynamics CRM

Tipps & Tricks

30. April 2019

Tina Zembacher

Wie Sie Ihr CRM pflegen und lange am Leben halten

MS Dynamics CRM

Tipps & Tricks

10. April 2019

Tina Zembacher

Die 7 goldenen Regeln bei der CRM-Einführung

Best Practice

MS Dynamics CRM

12. Juni 2017

Tina Zembacher

Twong x gorelate: gomigrate: CRM-Migration in Bestzeit und bei laufendem Geschäftsbetrieb

MS Dynamics CRM

Best Practice

12. Januar 2017

Tina Zembacher

Auer Signal x gorelate: CRM-Beratung mit Handschlagqualität

MS Dynamics CRM

24. August 2012

Ina Baltes

Mit Microsoft 365 Omni-Channel Customer Service zum Kundenchampion

Sprechen wir über Ihr Projekt!

Sie haben keine Lust, sich durch die Website zu klicken? Kein Problem, ein Griff zum Telefon genügt und wir vereinbaren einen Termin, um Ihre CRM-Herausforderungen persönlich zu besprechen. Rufen Sie uns an! Wir freuen uns auf Sie.

NIKOLAUS MATEJKA

ACCount manager

+43 1 3000 944-42