Best Practice

MS Dynamics CRM

Twong x gorelate: gomigrate: CRM-Migration in Bestzeit und bei laufendem Geschäftsbetrieb

12. Juni 2017

Tina Zembacher

Von der Umstellung auf das neue CRM-System erwartete sich TWONG®,
der Wiener Hersteller für mobile Halterungssysteme, ein Maximum für Datenqualität und Kundenbetreuung. Vom Umstellungsprozess selbst ein Minimum an Eigenaufwand und Beeinträchtigung des laufenden Geschäftsbetriebes. MitHilfe ihres Migrationstools gomigrate führte das CRM Consulting Unternehmen gorelate, die komplette Umstellung auf
Microsoft Dynamics CRM durch.

Ablauf

Die Migration des Alt-Systems update.CRM erfolgte in drei Schritten:

  • Initiale Migration basierend auf Datenbank-Snapshots
  • Anpassungen der Dynamics CRM-Applikation
  • Delta-Migration der Datenänderungen in das neue System

Zuerst wurde das bestehende System update.CRM in Microsoft Dynamics CRM Online überführt. Die dafür erforderliche Abbildung des update.CRM-Datenmodells im Dynamics CRM erfolgte mithilfe des von gorelate entwickelten Migrationstools gomigrate. Dieses ermöglicht nicht nur das Fieldmapping der unterschiedlichen Datenmodelle, sondern auch die Migration der Daten sowie den Transfer der Bearbeiter. Nach der initialen Migration wurden Anpassungen an Masken, Listen, Dashboards und Vorlagen im neuen CRM-System vorgenommen, ohne dabei den Kunden in seiner täglichen Arbeit zu beeinträchtigen. Es folgte die Abnahme des Microsoft Dynamics CRM-Systems, das bis dahin als „Entwicklungs- und
Testsystem“ gedient hatte, durch den Kunden. Anschließend wurde eine sogenannte Delta-Migration durchgeführt, bei der die in der Zwischenzeit geänderten oder neuen Datensätze in das neue CRM-System übertragen wurden. Das Microsoft Dynamics CRM-Testsystem wurde damit automatisch zum Produktivsystem und die alte CRM-Lösung konnte abgelöst werden.

Vorteile im Überblick

  • Initiale Datenübertragung durch eigens entwickeltes Tool 

Das von gorelate entwickelte Migrationstool gomigrate ermöglichte die lückenlose Initialübertragung der Daten von bestehenden CRM-Systemen in MS Dynamics CRM (sowohl Online als auch On-Premise) einschließlich der Neuanlage fehlender Felder, Tabellen und Strukturen.

  • Entsorgung von „Altlasten“durch Fieldmapping

Mittels Datenanalyse wurden jene Bereiche festgelegt, die vom alten ins neue CRM-System übertragen werden sollten. Basierend darauf gab gorelate das Fieldmapping vor, also beispielsweise die Verwendung und den Füllgrad der einzelnen Felder. Damit wurden Felder, die im Altsystem nicht befüllt waren, auch nicht migriert. Der Nebeneffekt war, sich von nicht benötigten „Altlasten“ zu trennen.

  • Entfernung von Dubletten, Übertragung von Berechtigungen

Bei der Übernahme wurden mehrfach gespeicherte Dokumente bereinigt, und nicht mehr benötigte Dokumente wurden übergangen. Neben der Überführung des Datenmodells sowie der Datenmigration wurden auch die Bearbeiter-Zuordnungen ins neue System übernommen und zur Abbildung der Zugriffsrechte verwendet. 

  • Umstellung in Bestzeit

Die gesamte Laufzeit des Projekts vom Start bis zumEnde betrug weniger als einen Monat inklusive der Anpassungen und des Customizing.

„Die Migration in das Microsoft Dynamics CRM-System mittels dem Migrationstool von gorelate erfolgte reibungslos, schnell und sehr effizient. Es macht Spaß, mit dem Team von gorelate zusammenzuarbeiten.“

Thomas Gürtelbauer, Geschäftsführer TWONG® Engineering

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